Kết quả thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng: Kiều Thị Huyền Châu, Lương Tâm Thanh, Nguyễn Gia Thôn

​

Hiện nay theo chủ trương xã hội hóa lĩnh vực công chứng, tỉnh Tây Ninh đã có 13 tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và đi vào hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng ngày càng tăng của cá nhân và tổ chức trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Để công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng theo quy định của Luật công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan thì công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng là một hoạt động tất yếu nhằm phát hiện, chấn chỉnh, khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng nhằm làm cho hoạt động công chứng thực hiện đúng pháp luật và đáp ứng yêu cầu của người dân.

Thực hiện Quyết định số 373/QĐ-STP ngày 07/3/2018 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành về hoạt động của các Văn phòng công chứng theo Kế hoạch thanh tra năm 2018. Thanh tra Sở đã tiến hành thanh tra các Văn phòng công chứng từ ngày 22/3/2018 đến này 05/4/2018 tại các Văn phòng công chứng: Kiều Thị Huyền Châu, Lương Tâm Thanh, Nguyễn Gia Thôn. Qua kết quả thanh tra, Sở Tư pháp đã đánh giá được một số kết quả hoạt động của các Văn phòng công chứng cả mặt làm được và chỉ ra các hạn chế như sau:

- Về trang thiết bị làm việc: Tất cả các Văn phòng công chứng đều được đầu tư các thiết bị cần thiết để phục vụ nhu cầu công chứng của người dân, cơ sở vật chất của mỗi Văn phòng công chứng đều được trang bị đầy đủ và khang trang.

- Về nghĩa vụ của các Văn phòng công chứng: Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính và thống kê, có công khai niêm yết các Bộ thủ tục hành chính, niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng, phí chứng thực, lịch làm việc, nội quy tiếp người công chứng và thông báo đường dây nóng và địa chỉ hộp thư góp ý của Sở Tư pháp tại những vị trí thuận lợi cho người dân tham khảo; các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân cơ bản thực hiện đúng theo quy định của Luật công chứng và các văn bản Luật có liên quan.

 Bên cạnh những mặt làm được, các Văn phòng công chứng vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót trong những hành vi như sau:

+ Lưu trữ hồ sơ chưa khoa học, gây khó khăn trong việc sao lục khi cần đến.

          + Hồ sơ lưu trữ dư bản sao sổ hộ khẩu, giấy khám sức khỏe không liên quan đến nội dung của hợp đồng công chứng, không đúng theo quy định về thành phần hồ sơ.

+ Việc ghi tên loại công chứng trong Sổ công chứng hợp đồng giao dịch chưa thống nhất cần ghi đúng theo tên hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

+ Sổ công chứng bản dịch, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính không đúng theo mẫu quy định.

+ Tờ cam kết hàng thừa kế do UBND cấp xã chứng thực chữ ký là không đúng theo quy định.

+ Việc khai tử do UBND cấp xã xác nhận hoặc chứng thực chữ ký là chưa đúng theo quy định pháp luật về hộ tịch.

+ Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng không đúng quy định.

+ Lời chứng của công chứng viên thiếu nội dung so với mẫu quy định.

+ Tên loại văn bản công chứng không ghi đúng theo quy định.

+ Công chứng một số hợp đồng, giao dịch còn chưa phù hợp trình tự và thủ tục theo quy định của Luật công chứng.

Để hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, Kết luận thanh tra cũng đã yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng có sai phạm cần thường xuyên tự kiểm tra, rút kinh nghiệm và chấn chỉnh, khắc phục đối với các sai phạm trong hoạt động công chứng; tiếp tục chấp hành nghiêm những quy định của pháp luật trong công tác tổ chức, hoạt động tại đơn vị mình. Chỉ đạo Thanh tra Sở, phòng Bổ trợ tư pháp tăng cường hơn nữa trong công tác thanh tra, kiểm tra; đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc Sở có chỉ đạo, hướng dẫn tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc tại các tổ chức hành nghề công chứng./.

                                                                                                      Thanh tra Sở