UBND tỉnh Tây Ninh ban hành Quy định về tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh

Theo đó Quy định về tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh đã quy định cụ thể về vị trí đặt trụ sở văn phòng công chứng, tiêu chí về trụ sở, cơ sở vật chất và các tiêu chí khác về công chứng viên, thư ký nghiệp vụ, nhân sự về kế toán công nghệ thông tin và lưu trữ,… Ngoài ra, tại điều khoản chuyển tiếp cũng đã quy định rõ về các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Tây Ninh được thành lập trước ngày Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 44/2016/QĐ-UBND có hiệu lực thi hành khi có nhu cầu thay đổi nội dung giấy đăng ký hoạt động, trong đó có thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng thì phải đảm bảo các tiêu chí quy định tại Điều 4, Điều 5 và Điều 6 của Quy định này.

Nội dung cụ thể như sau:

1. Về vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng

1. Vị trí đảm bảo khoảng cách ít nhất từ 01km trở lên so với Văn phòng  công chứng hiện tại có trên địa bàn theo quy hoạch đã được phê duyệt.

2. Vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân, không gây ách tắc giao thông.

2. Về trụ sở Văn phòng công chứng: Tổng diện tích sử dụng hành nghề của Văn phòng công chứng: tối thiểu Từ 100 m² trở lên.

- Trụ sở Văn phòng Công chứng thuộc quyền sở hữu của một trong các công chứng viên hợp danh hoặc thuộc quyền sở hữu chung của các Công chứng viên tham gia thành lập hoặc có hợp đồng thuê, mượn có thời hạn thuê ít nhất từ đủ từ 05 năm trở lên.

- Tổ chức bố trí, trụ sở Văn phòng công chứng

Trụ sở của Văn phòng công chứng cần được bố trí thành các khu vực (phòng) khoa học, phù hợp, đảm bảo trật tự, an toàn, thuận lợi cho người dân đến giải quyết hồ sơ công chứng; tổ chức, bố trí về vị trí giữ xe có diện tích giữ xe phải đảm bảo phù hợp theo tiêu chí; địa điểm giữ thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông; có phương án phòng chống cháy nổ, . . .

3. Về Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin: Có dự kiến trang bị máy vi tính và các trang bị cần thiết để làm việc (bàn, ghế, tủ, kệ  đựng hồ sơ, nước uống cho khách hàng, ghế ngồi chờ và các trang thiết bị cần thiết khác) đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng; có kho lưu trữ; có dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet; có phương án đầu tư xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng và phần mềm quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán.

Ngoài ra, Quy định còn có tiêu chí về số lượng Công chứng viên; kinh nghiệm của Công chứng viên liên quan đến hoạt động công chứng; tiêu chí về thư ký nghiệp vụ; về nhân sự phụ trách kế toán; nhân sự phụ trách Công nghệ thông tin; nhân sự phụ trách lưu trữ; về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng; cộng tác viên dịch thuật; về khả năng quản trị Văn phòng công chứng; về tính khả thi của Đề án xin thành lập Văn phòng công chứng và quy trình xét duyệt, xét chọn hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng.

Quy định trên là nhằm để đảm bảo việc thẩm định hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh được công khai, minh bạch, khách quan, phù hợp quy hoạch và đúng quy định của pháp luật./.

P. BỔ TRỢ TƯ PHÁP