Kết luận thanh tra hành chính Việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao về lĩnh vực bổ trợ tư pháp đối với Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp

Thực hiện Quyết định số 1695/QĐ-STP ngày 29/7/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao về lĩnh vực bổ trợ tư pháp đối với phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp. Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra tại phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp từ ngày 09/8/2022 cho đến kết thúc thời gian thanh tra.

Xét Báo cáo kết quả thanh tra số 04 ngày 28/9/2022 của Trưởng Đoàn thanh tra, ý kiến giải trình của các tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra.

Giám đốc Sở Tư pháp kết luận như sau:

I. Khái quát chung

 Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp được quy định theo Quyết định số 32/2022/QĐ-STP ngày 06/01/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn nghiêp vụ thuộc Sở Tư pháp. Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp (gọi tắt là Phòng) hiện nay có 06 biên chế đang làm việc, có 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và 04 chuyên viên. Tất cả các công chức đang làm việc tại Phòng đều có trình độ là Cử nhân luật.

II. Kết quả kiểm tra, xác minh

Đoàn thanh tra đã trực tiếp làm việc, tiến hành kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao về lĩnh vực bổ trợ tư pháp tại phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, đã tiến hành kiểm tra trực tiếp một số hồ sơ thuộc các lĩnh vực: luật sư, công chứng, đấu giá tài sản và thừa phát lại trong giai đoạn 01/01/2021 đến 30/6/2022. Với kết quả như sau:

1. Về luật sư

Trong kỳ thanh tra, Phòng đã tiếp nhận và tham mưu lãnh đạo cấp mới, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho 22 tổ chức hành nghề luật sư cụ thể như sau:

 - Năm 2021: 08 tổ chức hành nghề luật sư, gồm: 03 tổ chức hành nghề luật sư (02 văn phòng, 01 Công ty luật), 04 chi nhánh (03 chi nhánh do tổ chức hành nghề luật sư ngoài tỉnh thành lập, 01 chi nhánh do tổ chức hành nghề luật sư trong tỉnh thành lập); và thay đổi nội dung đăng ký hoạt động cho 01 tổ chức hành nghề luật sư.

 - Năm 2022: 14 tổ chức hành nghề luật sư, gồm: cấp mới 13 (04 văn phòng, 01 Công ty luật), 08 chi nhánh (06 chi nhánh do tổ chức hành nghề luật sư ngoài tỉnh thành lập, 02 chi nhánh do tổ chức hành nghề luật sư trong tỉnh thành lập).

Qua kết quả kiểm tra hồ sơ cấp mới và cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, Đoàn thanh tra kết luận, Phòng thực hiện việc cấp mới và cấp lại đúng theo Bộ thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh ban hành, không có hồ sơ cấp trễ hạn.

2. Về công chứng

Trong kỳ thanh tra, Phòng đã tiếp nhận và tham mưu lãnh đạo cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho 18 tổ chức hành nghề công chứng, do thay đổi, bổ sung thành viên hợp danh.

 Tiếp nhận và giải quyết 12 trường hợp đề nghị đăng ký hành nghề và cấp thẻ Công chứng viên; 01 trường hợp đề nghị cấp lại thẻ Công chứng viên do thẻ bị cũ, hỏng.

  Tiếp nhận 10 văn bản đề nghị xoá đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ Công chứng viên.

Qua kết quả kiểm tra hồ sơ, có một số nội dung chưa đảm bảo quy định, cụ thể như sau:

 - 01 trường hợp đề nghị đăng ký hành nghề và cấp thẻ Công chứng viên không đúng đối tượng, cụ thể: Phòng đã tham mưu Lãnh đạo cấp thẻ hành nghề công chứng viên ngày 03/3/2022 đến ngày 16/6/2022 đã có văn bản xoá đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên. Việc Phòng tham mưu đề nghị Lãnh đạo Sở cấp Thẻ hành nghề công chứng viên đối với người là hợp đồng lao động để cấp Thẻ công chứng viên là không đúng theo khoản 2 Điều 34 Luật Công chứng năm 2014.

+ Nguyên nhân chủ quan: Do công chức tham mưu nghiên cứu chưa kĩ quy định của Luật Công chứng nên tham mưu cấp thẻ Công chứng viên khi chưa đảm bảo điều kiện theo quy định.

+ Nguyên nhân khách quan: Do quy định của Luật Công chứng chưa rõ ràng, cụ thể.  

- 01 trường hợp đề nghị xóa đăng ký hành nghề công chứng (hồ sơ của Văn phòng Công chứng Mai Thị Kim Liên đề nghị xóa đăng ký hành nghề công chứng đối với công chứng viên Võ Thị Trúc Mai: mã hồ sơ tiếp nhận: 000.00.14.H53-210505-0003) giải quyết chưa đảm bảo theo trình tự thủ tục quy định, cụ thể chưa có kết quả giải quyết thủ tục hành chính nhưng kết thúc hồ sơ, sau đó Phòng tham mưu lãnh đạo Sở yêu cầu Văn phòng Công chứng nộp hồ sơ mới.

+ Nguyên nhân chủ quan: Do ngại trả kết quả hồ sơ trễ hạn, nên đã kết thúc văn bản xử lý, dẫn đến thực hiện không đúng trình tự, thủ tục khi giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Nguyên nhân khách quan: Quá trình giải quyết hồ sơ, do có vướng mắc trong áp dụng quy định mới, Sở Tư pháp có văn bản xin ý kiến hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Qua thanh tra, có 03 Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh nhưng chưa kịp thời bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng theo quy định kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh cụ thể như sau:

 - Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Tố: Không bổ sung thành viên hợp danh quá 06 tháng cụ thể từ ngày 19/3/2021 - 31/10/2021: Quá hạn 01 tháng 13 ngày.

+ Nguyên nhân: Mặc dù có theo dõi, đôn đốc nhưng do tình hình dịch bệnh, khó tìm nguồn công chứng viên, đồng thời Văn phòng công chứng cũng chưa tích cực tìm nguồn công chứng viên để bổ sung kịp thời.

- Văn phòng công chứng Nguyễn Sỹ Ích: Không bổ sung thành viên hợp danh quá 06 tháng cụ thể từ ngày 25/3/2021 - 25/01/2022: Quá hạn 04 tháng 02 ngày.

+ Nguyên nhân chủ quan: Do không nghiên cứu kỹ quy định nên xác định 02 công chứng viên gồm công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng.

- Văn phòng công chứng Lê Quang Sách: Không bổ sung thành viên hợp danh quá 06 tháng cụ thể từ ngày 22/3/2021 - 29/9/2021: Quá hạn  07 ngày.

+ Nguyên nhân chủ quan: Thiếu kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở dẫn đến việc tham mưu xử lý chưa kịp thời.

+ Nguyên nhân khách quan: Văn phòng công chứng chưa chủ động tìm nguồn công chứng viên để bổ sung kịp thời.

3. Lĩnh vực đấu giá tài sản

Trong kỳ thanh tra, qua kiểm tra Phòng đã tham mưu Lãnh đạo Sở cấp giấy đăng ký hoạt động cho 01 công ty đấu giá tư nhân và 02 chi nhánh của doanh nghiệp đấu giá tài sản; cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho 01 công ty đấu giá; cấp thẻ đấu giá viên cho 01 trường hợp; đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề đấu giá cho 01 trường hợp.

Qua kết quả kiểm tra hồ sơ cấp mới và cấp lại Giấy đăng ký hoạt động , Đoàn thanh tra kết luận, Phòng thực hiện việc cấp mới và cấp lại đúng theo Bộ thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh ban hành, không có hồ sơ cấp trễ hạn.

4. Lĩnh vực Thừa Phát lại

Tham mưu lãnh đạo Sở trình UBND tỉnh quyết định cho phép thành lập 02 văn phòng Thừa Phát lại và đăng ký hoạt động cho 02 Văn phòng Thừa Phát lại, kèm theo hồ sơ đăng ký hoạt động tiến hành cấp Thẻ Thừa phát lại cho 08 Thừa phát lại; cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi nội dung 02 văn phòng, kèm theo hồ sơ thay đổi nội dung thu hồi Thẻ Thừa phát lại 02 trường hợp và cấp Thẻ Thừa phát lại cho 01 Thừa phát lại.

Qua kết quả kiểm tra hồ sơ cấp mới và cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, Đoàn thanh tra kết luận, Phòng thực hiện việc cấp mới và cấp lại đúng theo Bộ thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh ban hành, không có hồ sơ cấp trễ hạn.

 

III. Kết luận

Từ những kết quả thanh tra và hạn chế, sai phạm như trên, Giám đốc Sở Tư pháp kết luận như sau:

1. Mặt làm được

Phòng đã tích cực, chủ động tham mưu Lãnh đạo Sở thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính cơ bản đảm bảo thời gian và thành phần hồ sơ theo quy định.

2. Hạn chế, sai phạm

Giải quyết hồ sơ xóa đăng ký hành nghề công chứng còn có trường hợp chưa đảm bảo trình tự, thủ tục.

Thực hiện cấp thẻ hành nghề công chứng có trường hợp không đúng theo quy định.

Tham mưu bổ sung thành viên hợp danh đối với 03 Văn phòng công chứng chưa kịp thời theo quy định.

3. Nguyên nhân hạn chế, sai phạm

3.1. Nguyên nhân chủ quan

Do nghiên cứu chưa kỹ, chưa sâu các quy định của pháp luật.

Chưa thường xuyên theo dõi rà soát để tham mưu kiểm tra, đôn đốc các Văn phòng công chứng bổ sung thành viên hợp danh theo quy định.

3.2. Nguyên nhân khách quan

Do khối lượng công việc nhiều, một người cùng lúc đảm đương nhiều nhiệm vụ, nên ít thời gian đầu tư nghiên cứu, tham mưu.

Do tình hình dịch bệnh Covid -19 nên các tổ chức hành nghề công chứng khó tìm nguồn công chứng viên hợp danh để bổ sung kịp thời.

Các tổ chức hành nghề công chứng chưa tích cực, chủ động tìm nguồn công chứng viên để kịp thời bổ sung cho đơn vị mình.

IV. Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng: Không có.

V. Kiến nghị các biện pháp xử lý

1. Đối với đơn vị được thanh tra

Đề nghị đơn vị được thanh tra thực hiện những việc như sau:

- Tiếp tục phát huy và thực hiện tốt hơn nữa những mặt đã làm được trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến công tác bổ trợ tư pháp.

- Giao Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp tổ chức kiểm điểm cá nhân có liên quan, đề ra các biện pháp chấn chỉnh những hạn chế, sai phạm và không để tiếp tục xảy ra sai phạm trong thời gian tới, báo cáo Lãnh đạo Sở kết quả kiểm điểm gửi về Sở Tư pháp, chậm nhất trong tháng 10 năm 2022.

- Khắc phục ngay những hạn chế, sai sót nêu tại mục III phần kết luận.

- Việc khắc phục theo kết luận thanh tra phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở), chậm nhất trong tháng 10 năm 2022.

2. Đối với Thanh tra Sở

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kết luận thanh tra này và báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở.

Trên đây là kết luận thanh tra việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao về lĩnh vực bổ trợ tư pháp đối với phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp của Sở Tư pháp.

Xem nội dung đầy đủ chọn vào tập tin bên dưới