Kết luận thanh tra chuyên ngành về công chứng

Thực hiện Quyết định số 325/QĐ-STP ngày 15/02/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại 06 tổ chức hành nghề công chứng gồm các Văn phòng công chứng (VPCC) như sau: Văn phòng Công chứng Trần Tất Duy, Văn phòng Công chứng Nguyễn Sỹ Ích; Văn phòng Công chứng Dương Kim Hà; Văn phòng Công chứng Lê Quang Sách; Văn phòng Công chứng Phan Mộng Hồng Lam và Văn phòng Công chứng Bùi Quốc Toàn.

Xét báo cáo kết quả thanh tra số 02 ngày 20/4/2023 của Trưởng đoàn thanh tra, Sở Tư pháp kết luận thanh tra như sau:

1.  Khái quát chung

1. Văn phòng công chứng Trần Tất Duy được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 16/TP-ĐKHĐ ngày 10/7/2020 và cấp lại lần 4 ngày 22/6/2021, Trưởng văn phòng là công chứng viên Trần Tất Duy. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 313, đường Phạm Văn Đồng, khu phố Hiệp Hòa, phường Hiệp Tân, thị xã Hòa Thành, tỉnh Tây Ninh.

2. Văn phòng công chứng Nguyễn Sỹ Ích được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 11/TP-ĐKHĐ ngày 10/01/2020 và cấp lại lần 5 ngày 21/6/2022, Trưởng văn phòng là công chứng viên Nguyễn Sỹ Ích. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 18A, Khu phố Gia Huỳnh, phường Trảng Bàng, thị xã Trảng Bàng, tỉnh Tây Ninh.

3. Văn phòng công chứng Dương Kim Hà được được được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 14/TP-ĐKHĐ ngày 06/5/2020 và cấp lại lần 3 ngày 08/6/2021, Trưởng văn phòng là công chứng viên Dương Kim Hà. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 460, đường 30/4, Khu phố 5, Phường 3, thành phố Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh.

4. Văn phòng công chứng Lê Quang Sách được được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 10/TP-ĐKHĐ ngày 18/12/2018 và cấp lại lần 8 ngày 28/10/2022, Trưởng văn phòng là công chứng viên Lê Quang Sách. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 40, đường Phạm Hùng, Khu phố 3, phường Long Hoa, thị xã Hòa Thành, tỉnh Tây Ninh.

5. Văn phòng công chứng Phan Mộng Hồng Lam được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 18/TP-ĐKHĐ ngày 02/10/2020 và cấp lại lần 6 ngày  03/11/2022, Trưởng văn phòng là công chứng viên Nguyễn Đức Thắng. Địa chỉ văn phòng đặt tại số Ô 1/52, khu phố Rạch Sơn, thị trấn Gò Dầu, huyện Gò Dầu, tỉnh Tây Ninh.

6. Văn phòng công chứng Bùi Quốc Toàn được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động lần đầu số 06/TP-ĐKHĐ 25/11/2013 và cấp lại lần 9 ngày 02/3/2023, Trưởng văn phòng là công chứng viên Bùi Quốc Toàn. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 7, đường Suối Đá - KheDol, tổ 22, ấp Phước Hoà, xã Suối Đá, Huyện Dương Minh Châu, tỉnh Tây Ninh.

 II. Kết quả kiểm tra, xác minh

Đoàn thanh tra đã trực tiếp làm việc tại các VPCC theo Kế hoạch thanh tra, tiến hành kiểm tra hồ sơ, sổ nghiệp vụ về tổ chức và hoạt động công chứng, với hình thức kiểm tra lựa chọn ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng trong giai đoạn 01/6/2022 đến 10/02/2023. Qua thanh tra, kết quả như sau:

1. Văn phòng công chứng Trần Tất Duy

1.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng, có thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động của Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

1.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Đơn vị không có tiếp nhận hồ sơ công chứng bản dịch do không có cộng tác viên ký hợp đồng để thực hiện nên Đoàn Thanh tra không có kiểm tra nội dung này.

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ công chứng đúng quy định.

1.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ chứng thực đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai sót như sau:

 Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyến số chứng thực CT-05, CT-14, CT-46, CT-50CT-4715, CT-4705, CT-4714, CT-4819, CT-4626 cần lưu ý: nội dung giấy ủy quyền không thể hiện có thù lao hay không có thù lao khi thực hiện ủy quyền. Theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì việc chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền được thực hiện đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao. Do đó, nội dung giấy ủy quyền không có nội dung về thù lao thực hiện ủy quyền thì không thể xác định ủy quyền này có thù lao hay không có thù lao để thực hiện để ký văn bản theo hình thức là Giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền.

1.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Thu phí công chứng không đúng quy định, thu thấp hơn theo quy định của Thông tư số 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 01, 22051, 22051, 21983, 15881, 15882,  15051, 15054 và 21223.

Hồ sơ thừa kế số 01: theo quy định thu 137.000 đồng nhưng đơn vị thu 100.000 đồng

Hồ sơ số 22051 và 22052: theo quy định thu 1.146.000 đồng nhưng đơn vị thu 920.000 đồng.

Hồ sơ số 21983: theo quy định thu 530.000 đồng nhưng đơn vị thu 346.000 đồng.

Hồ sơ số 15881 và 15882: theo quy định thu 100.000 đồng nhưng đơn vị thu 50.000 đồng.

Hồ sơ số 15054: theo quy định thu 300.000 đồng nhưng đơn vị thu 100.000 đồng.

Hồ sơ số 21223: theo quy định thu 1.318.000 đồng nhưng đơn vị thu 1.283.000 đồng.

1.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết và công khai đầy đủ các thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

1.6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, khóa sổ đúng quy định, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ công chứng được đánh bút lục theo quy định.

1.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ các quy định khác của pháp luật về công chứng

2. Văn phòng công chứng Nguyễn Sỹ Ích

2.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng, có thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động của Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

2.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Đơn vị không có tiếp nhận hồ sơ công chứng bản dịch do không có cộng tác viên ký hợp đồng để thực hiện nên Đoàn Thanh tra không có kiểm tra nội dung này.

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ công chứng đúng quy định.

2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ chứng thực đúng quy định.

2.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Thu phí công chứng không đúng quy định, thu thấp hoặc cao hơn theo quy định của Thông tư số 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 288, 5379, 5304, 7442, 7360, 6665, 6725, 67, 5296 và 18.

Hồ sơ số 288: theo quy định thu 549.000 đồng nhưng đơn vị thu 322.000 đồng

Hồ sơ số 5379: theo quy định thu 500.000 đồng nhưng đơn vị thu 490.000 đồng.

Hồ sơ số 5304: theo quy định thu 600.000 đồng nhưng đơn vị thu 589.000 đồng.

Hồ sơ số 7442: theo quy định thu 800.000 đồng nhưng đơn vị thu 785.000 đồng.

Hồ sơ số 7360: theo quy định thu 800.000 đồng nhưng đơn vị thu 785.000 đồng.

Hồ sơ số 6665: theo quy định thu 400.000 đồng nhưng đơn vị thu 422.000 đồng.

Hồ sơ số 6725: theo quy định thu 1.539.000 đồng nhưng đơn vị thu 40.000 đồng.

Hồ sơ số 67: theo quy định thu 1.380.000 đồng nhưng đơn vị thu 40.000 đồng.

Hồ sơ số 5296: theo quy định thu 1.228.000 đồng nhưng đơn vị thu 557.000 đồng.

Hồ sơ số 18: theo quy định thu 518.000 đồng nhưng đơn vị thu 400.000 đồng.

2.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lịnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết và công khai đầy đủ thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

2.6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, khóa sổ đúng quy định, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định.

2.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ các quy định khác của pháp luật về công chứng.

3 Văn phòng công chứng Dương Kim Hà

3.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng, có thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động của Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

3.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện công chứng đúng quy định.

3.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ chứng thực đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

HS chứng thực số 1122, 1207, 1123 hóa đơn ghi 01 bản nhưng số tiền thu là 20.000 đồng nhưng sổ chứng thực ghi 02 bản thu phí chứng thực 20.000 đồng (theo quy định thu phí chứng thực 10.000 đồng/bản).

3.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Thu phí công chứng không đúng quy định, thu thấp hoặc cao hơn theo quy định của Thông tư số 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 5918, 8538, 8184, 6102, 7658, 511, 8208 và 5912.

Hồ sơ số 5918: theo quy định thu 533.000 đồng nhưng đơn vị thu 216.000 đồng.

Hồ sơ số 8538: theo quy định thu 233.000 đồng nhưng đơn vị thu 466.000 đồng.

Hồ sơ số 8184: theo quy định thu 3.468.000 đồng nhưng đơn vị thu 2.126.000 đồng.

Hồ sơ số 6102: theo quy định thu 491.000 đồng nhưng đơn vị thu 681.000 đồng.

Hồ sơ số 7658: theo quy định thu 797.000 đồng nhưng đơn vị thu 351.000 đồng.

Hồ sơ số 511: theo quy định thu 175.000 đồng nhưng đơn vị thu 349.000 đồng.

Hồ sơ số 8208: theo quy định thu 156.000 đồng nhưng đơn vị thu 131.000 đồng.

Hồ sơ số 5912: theo quy định thu 1.025.000 đồng nhưng đơn vị thu 573.000 đồng.

3.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết đầy đủ và công khai các thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

3.6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, khóa sổ đúng quy định, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ công chứng được đánh bút lục theo quy định.

3.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ các quy định khác của pháp luật về công chứng.

4. Văn phòng công chứng Lê Quang Sách

4.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

4.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện công chứng đúng quy định.

4.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ chứng thực đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Hồ sơ chứng thực số 1300 - 1346: Lời chứng chưa đảm bảo theo mẫu quy định ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

Số tiền thu phí chứng thực ghi trong sổ chứng thực thể hiện thu phí chứng thực chưa đảm bảo đảm bảo quy định (theo quy định thu phí chứng thực 10.000 đồng/bản, nhưng văn phòng thu theo trường hợp, 01 trường hợp yêu cầu chứng thực yêu cầu chứng thực 02 bản hay 03 bản - 04 bản đều thu 10.000 đồng phí chứng thực).

4.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

- Đơn vị sử dụng hóa đơn thu phí công chứng chưa phù hợp theo quy định của Bộ Tài chính về hướng dẫn sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Qua kiểm tra một số hóa đơn thu phí đơn vị thu phí một số hồ sơ thu thấp hoặc cao hơn quy định của Thông tư số 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 9415, 10537, 10578, 10595, 10604, 13018, 13026 - 13030 và 10501.

Hồ sơ số 9415: theo quy định thu 1.426.000 đồng nhưng đơn vị thu 40.000 đồng.

Hồ sơ số 10537: theo quy định thu 698.000 đồng nhưng đơn vị thu 829.000 đồng.

Hồ sơ số 10578: theo quy định thu 373.000 đồng nhưng đơn vị thu 369.000 đồng.

Hồ sơ số 10595: theo quy định thu 154.000 đồng nhưng đơn vị thu 149.000 đồng.

Hồ sơ số 10604: theo quy định thu 435.000 đồng nhưng đơn vị thu 269.000 đồng.

Hồ sơ số 13018: theo quy định thu 925.000 đồng nhưng đơn vị thu 400.000 đồng.

Hồ sơ số 13026 - 13030: theo quy định thu 250.000 đồng nhưng đơn vị thu 500.000 đồng.

Hồ sơ số 10501: theo quy định thu 1.807.000 đồng nhưng đơn vị thu 1.100.000 đồng.

4.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết đầy đủ và công khai thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

4.6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, có thực hiện khóa sổ, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ công chứng được bảo quản theo quy định; tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

- Hầu hết vào sổ công chứng thiếu mất dòng bên bán, bên chuyển nhượng, bên ủy quyền…

- Khóa sổ công chứng chưa đúng theo Điều 25 của Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

4.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định khác của pháp luật về công chứng, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau: công chứng viên hợp danh tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định.

5. Văn phòng công chứng Pham Mộng Hồng Lam

5.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng, có thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động của Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

5.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Đơn vị không có tiếp nhận hồ sơ công chứng bản dịch do không có cộng tác viên ký hợp đồng để thực hiện nên Đoàn Thanh tra không có kiểm tra nội dung này.

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ công chứng đúng quy định.

5.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ chứng thực đúng quy định.

5.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Thu phí công chứng không đúng quy định, thu thấp hoặc cao hơn theo quy định của Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 7200, 6734, 6972, 7189, 7215, 7229, 7729, 7723, 7882, 7404, 7557, 3431 và 7833.

Hồ sơ thừa kế số 7200: theo quy định thu 106.000 đồng nhưng đơn vị thu 200.000 đồng

Hồ sơ số 6734: theo quy định thu 364.000 đồng nhưng đơn vị thu 200.000 đồng.

Hồ sơ số 6972: theo quy định thu 797.000 đồng nhưng đơn vị thu 1.100.000 đồng.

Hồ sơ số 7189: theo quy định thu 40.000 đồng nhưng đơn vị thu 50.000 đồng.

Hồ sơ số 7215: theo quy định thu 1.900.000 đồng nhưng đơn vị thu 1.950.000 đồng.

Hồ sơ số 7229: theo quy định thu 131.000 đồng nhưng đơn vị thu 150.000 đồng.

Hồ sơ số 7729: theo quy định thu 457.000 đồng nhưng đơn vị thu 850.000 đồng.

Hồ sơ số 7723: theo quy định thu 100.000 đồng nhưng đơn vị thu 135.000 đồng.

Hồ sơ số 7882: theo quy định thu 226.000 đồng nhưng đơn vị thu 500.000 đồng.

Hồ sơ số 7404: theo quy định thu 1.420.000 đồng nhưng đơn vị thu 550.000 đồng.

Hồ sơ số 7557: theo quy định thu 462.000 đồng nhưng đơn vị thu 600.000 đồng.

Hồ sơ số 3431: theo quy định thu 200.000 đồng nhưng đơn vị thu 300.000 đồng.

Hồ sơ số 7833: theo quy định thu 50.000 đồng nhưng đơn vị thu 20.000 đồng.

5.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết đầy đủ và công khai các thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

5.6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, khóa sổ đúng quy định, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ công chứng được bảo quản đúng theo quy định.

5.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định khác của pháp luật về công chứng, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau: Công chứng viên hợp danh tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định.

6. Văn phòng công chứng Bùi Quốc Toàn

6.1. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Đơn vị thực hiện đúng các quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như tuân thủ các quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động có ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng, có thực hiện nghĩa vụ thuế đối với hoạt động của Văn phòng.

Có niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định.

Hạn chế, sai phạm: mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không bảo đảm mức phí tối thiểu.

6.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện một số hồ sơ công chứng đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau: Hồ sơ 12585: ghi lời chứng không chính xác tên loại hợp đồng (Hợp đồng hủy bỏ mà lời chứng là Hợp đồng chuyển nhượng), Hợp đồng có điểm chỉ nhưng lời chứng không thể hiện việc điểm chỉ

6.3. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Qua kiểm tra một số hồ sơ chứng thực, Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện chứng thực đúng quy định.

6.4. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Qua kiểm tra một số hồ sơ thu phí, thù lao công chứng. Đoàn nhận thấy đơn vị thực hiện đúng quy định, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

Thu phí công chứng không đúng quy định, thu thấp hoặc cao hơn theo quy định của Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên gồm các hồ sơ như sau: 243, 10735, 10736, 11382, 13089 và 12890.

- Hồ sơ số 243: theo quy định thu 50.000 đồng nhưng đơn vị thu 100.000 đồng.

- Hồ sơ số 10735: theo quy định thu 293.000 đồng nhưng đơn vị thu 170.000 đồng.

- Hồ sơ số 10736: theo quy định thu 531.000 đồng nhưng đơn vị thu 310.000 đồng.

- Hồ sơ số 11382: theo quy định thu 158.000 đồng nhưng đơn vị thu 300.000 đồng.

- Hồ sơ số 13089 theo quy định thu 100.000 đồng nhưng đơn vị thu 200.000 đồng

- Hồ sơ số 12890 theo quy định thu 102.000 đồng nhưng đơn vị thu 50.000 đồng.

6.5. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Đơn vị niêm yết đầy đủ và công khai các thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

6. 6. Lưu trữ hồ sơ công chứng và lập sổ công chứng

Đơn vị có mở sổ công chứng, có kho lưu trữ hồ sơ công chứng, tuy nhiên còn hạn chế, sai phạm như sau:

- Các Sổ Công chứng hợp đồng giao dịch chưa đánh số thứ tự từng trang. Năm 2022 chưa thực hiện khóa sổ.

- Sổ chứng thực chữ ký/điểm chỉ Quyển 02 mở sổ tháng 7/2022 chưa đánh số thứ tự từng trang, không cập nhật đầy đủ thông tin (cột thu phí, lệ phí, ngày tháng năm, người yêu cầu chứng thực và cột người ký chứng thực không cập nhật có thông tin, không có thông tin giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực), chưa thực hiện khóa sổ.

- Sổ chứng thực bản sao Quyển số 02 mở sổ tháng 7/2022 chưa đánh số thứ tự từng trang, thực chưa cập nhật đầy đủ thông tin số chứng thực từ số 6802 - 6822 và từ số 6791 - 6801 bỏ trống toàn bộ thông tin, số chứng thực không theo thứ tự và chưa thực hiện khóa sổ.

6.7. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ các quy định khác của pháp luật về công chứng.

III. Kết luận

Từ những kết quả thanh tra và hạn chế, sai phạm nêu trên, Sở Tư pháp kết luận như sau:

1. Mặt làm được

- Đa số các đơn vị được thanh tra thực hiện tốt các quy định của pháp luật trong việc tổ chức, hoạt động công chứng như: thực hiện tốt các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm và các chế độ khác đối với người lao động.

- Có niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính về công chứng, phí công chứng, chứng thực, thù lao công chứng, lịch làm việc và nội quy của đơn vị đầy đủ.

- Sổ theo dõi hợp đồng lao động, sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép rõ ràng.

- Có mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đầy đủ, có kho lưu trữ hồ sơ, hồ sơ được lưu trữ gọn gàng đưa vào bìa thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

- Các đơn vị thực hiện đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục công chứng.

2. Hạn chế, sai phạm

2.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không bảo đảm mức phí tối thiểu: Văn phòng công chứng Bùi Quốc Toàn.

2.2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Thực hiện trình tự, thủ tục công chứng, giao dịch còn hạn chế, sai phạm: Văn phòng công chứng Bùi Quốc Toàn.

2.3. Thực hiện thu phí công chứng, chứng thực và sử dụng hóa đơn thu phí

- Thu phí công chứng thấp hoặc cao hơn quy định gồm các Văn phòng công chứng: Văn phòng Công chứng Trần Tất Duy, Văn phòng Công chứng Nguyễn Sỹ Ích; Văn phòng Công chứng Dương Kim Hà; Văn phòng Công chứng Lê Quang Sách; Văn phòng Công chứng Phan Mộng Hồng Lam và Văn phòng Công chứng Bùi Quốc Toàn.

- Thu phí chứng thực không đúng quy định: Văn phòng Công chứng Dương Kim Hà, Văn phòng Công chứng Lê Quang Sách.

- Sử dụng hóa đơn thu phí công chứng không đúng quy định: Văn phòng công chứng Lê Quang Sách.

2.4. Lưu trữ hồ sơ và lập sổ công chứng

Sử dụng Sổ chứng thực và Sổ công chứng còn hạn chế, sai phạm: Văn phòng công chứng Bùi Quốc Toàn và Văn phòng công chứng Lê Quang Sách.

2.5. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

 Công chứng viên hợp danh tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định: Văn phòng công chứng Phan Mộng Hồng Lam và Văn phòng công chứng Lê Quang Sách.

2.6. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ

Thực hiện chứng thực chữ ký ghi lời chứng không đúng mẫu theo quy định của pháp luật: Văn phòng công chứng Lê Quang Sách.

IV. Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng: Không có.

V. Kiến nghị biện pháp xử lý

1. Đối với các đơn vị được thanh tra

Đề nghị các Trưởng Văn phòng công chứng được thanh tra thực hiện những việc như sau:

- Tiếp tục phát huy và thực hiện những mặt đã làm được trong tổ chức và hoạt động công chứng trong thời gian tới.

- Kịp thời đề ra các biện pháp chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, sai phạm, không để tiếp tục xảy ra sai sót trong việc thu phí và trình tự, thủ tục công chứng.

- Khắc phục ngay những hạn chế, sai sót và tiến hành xác minh, bổ sung hồ sơ nêu tại khoản 2 của mục III phần kết luận.

- Việc khắc phục theo kết luận thanh tra phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở), chậm nhất trong tháng 6 năm 2023.

2. Đối với Thanh tra Sở

- Căn cứ vào Kết luận thanh tra và đối chiếu Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp; hợp tác xã để xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kết luận thanh tra này và báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở.

- Tham mưu Giám đốc Sở có văn bản đề nghị Cục Thuế tỉnh căn cứ Kết luận thanh tra và các hành vi vi phạm nêu tại kết luận này để chỉ đạo Chi Cục Thuế khu vực tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra và xử lý theo thẩm quyền về việc sử dụng hóa đơn và việc chấp hành nghĩa vụ thuế đối với Văn phòng công chứng có sai phạm.

3. Đối với Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ tư pháp

Trên cơ sở nội dung kết luận thanh tra này, Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ tư pháp chủ trì, phối hợp với Thanh tra Sở tham mưu Giám đốc Sở có giải pháp tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; tham mưu Giám đốc Sở ban hành văn bản chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế, sai sót trong hoạt động; thực hiện việc tự kiểm tra, rà soát lại tổ chức và hoạt động của đơn vị mình nhằm kịp thời rút kinh nghiệm, khắc phục kịp thời những hạn chế, sai sót trong công tác hoạt động công chứng.

Trên đây là kết luận về việc thanh tra chuyên ngành về công chứng của Sở Tư pháp.

Xem nội dung đầy đủ chọn vào tập tin bên dưới