Kết luận thanh tra hành chính đối với PCC số 1

Thực hiện Quyết định số 1253/QĐ-STP ngày 21/5/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao.

Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Tây Ninh vào ngày 02/6/2021 và thông qua biên bản làm việc ngày 04/6/2021.

Xét Báo cáo số 11 ngày 18/6/2021 của Đoàn thanh tra về kết quả thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao.

Giám đốc Sở Tư pháp kết luận như sau:

1.  Khái quát chung
   
   Phòng Công chứng số 1 tỉnh Tây Ninh được thành lập năm 1991 theo Quyết định số 48/QĐ-UB ngày 24/10/1991 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh, địa chỉ trụ sở làm việc số 82, đường Trần Hưng Đạo, Phường 2, thành phố Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh; là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với sư nghiệp công lập. Tổng số người làm việc theo chế độ định biên hiện nay là 05/07 định biên và 06 hợp đồng lao động khác.
   
   II. Kết quả kiểm tra, xác minh

Theo Báo cáo số 11 ngày 18/6/2021 của Đoàn thanh tra về kết quả thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao đối với Phòng Công chứng số 1 như sau:

1. Tình hình chấp hành các chế độ, chính sách tại đơn vị

1.1. Mặt làm được

- Tổng số định biên, hợp đồng lao động của đơn vị: 11 người (Trong đó: 05 định biên và 06 hợp đồng lao động.

- Đơn vị xây dựng Bảng phân công nhiệm vụ số 57/BPC-CC1 ngày 02/5/2021 phân công nhiệm vụ cho từng viên chức, nhân viên hợp đồng lao động.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm cho viên chức, hợp đồng lao động và công chứng viên.

1.2. Hạn chế, sai phạm

 Đối với mức lương chính đơn vị thực hiện ký 02 hợp đồng lao động (hợp đồng số 02/2021, số 04/2021) thấp hơn mức lương tối thiểu vùng là chưa đúng theo quy định. Trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ, đề nghị đơn vị thực hiện ký hợp đồng lao động theo quy định của Bộ Luật lao động năm 2019 và Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

2. Công tác chuyên môn, nghiệp vụ

2.1.Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên môn được giao

Qua kiểm tra 50 hồ sơ công chứng các loại của Phòng Công chứng số 1 thực hiện (từ 01/01/2021 - 15/5/2021), Đoàn Thanh tra nhận thấy:

2.1.1. Mặt làm được

Đối với các loại hợp đồng, giao dịch về thế chấp, tặng cho, chuyển nhượng tài sản là động sản và bất động sản đảm bảo trình tự, thủ tục theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2.1.2. Hạn chế, sai phạm

- Đối với hồ sơ Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế vẫn còn hồ sơ thực hiện chưa đúng quy trình (hồ sơ số 1890) chưa có phiếu tiếp nhận (thụ lý hồ sơ) nhưng đã thực hiện việc niêm yết văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

- Đa số các hợp đồng giao dịch lưu dư thành phần hồ sơ, không đúng theo quy định thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh công bố, cụ thể: Dư hộ khẩu của các bên giao dịch, mặc dù đã có các giấy tờ chứng mình về quan hệ nhân thân.

2.2. Việc thu phí

Về kiểm tra phí công chứng giai đoạn từ ngày 01/01/2021 đến ngày 15/5/2021. Căn cứ theo Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên và Quyết định 35/2020/QĐ-UBND ngày 01/9/2020 của UBND tỉnh Tây Ninh ban hành Bảng giá đất áp dụng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2020 - 2024 để xác định vị trí, khu vực đất để thu phí. Qua kiểm tra, Đoàn thanh tra ghi nhận một số mặt làm được và hạn chế, sai phạm như sau:

2.2.1. Mặt làm được

Việc thu phí và thù lao công chứng của đơn vị tương đối tốt, đảm bảo đúng theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và  Quyết định 35/2020/QĐ-UBND ngày 01/9/2020 của UBND tỉnh Tây Ninh để thu phí công chứng.

2.2.2. Hạn chế, sai phạm

Qua kiểm tra 50 hồ sơ, đơn vị thực hiện thu phí, thù lao công chứng đúng theo quy định là 48 hồ sơ, có 02 hồ sơ thu phí thấp hơn quy định, cụ thể như sau:

  - Hồ sơ số 1890: Thu phí theo quy định là 100.000 đồng nhưng đơn vị thu 50.000 đồng thấp hơn quy định 50.000 đồng.

- Hồ sơ số 952: Thu phí theo quy định là 910.000 đồng nhưng đơn vị thu 900.000 đồng thấp hơn quy định 10.000 đồng.

2.3. Công tác tài chính, kế toán

Tổng thu (phí công chứng, chứng thực và dịch vụ): 3.322.131.000 đồng

Tổng số đã nộp các khoản thuế và ngân sách nhà nước: 700.212.947 đồng

Về báo cáo số liệu phục vụ công tác tài chính: Đơn vị có thực hiện báo cáo số liệu thu chi 6 tháng đầu năm 2021.

Về chứng từ thu chi: Đơn vị có lên phiếu thu chi đầy đủ. Chi có hóa đơn chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên, việc tính công tác phí cho người đi công tác, đề nghị đơn vị xác định lại cho đúng số km đoạn đường đi công tác.

Về lập sổ sách báo cáo: Do kế hoạch đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra thời gian 6 tháng đầu năm 2021 (từ 01/01/2021 đến hết 15/5/2021), chưa khóa sổ kế toán năm 2021 nên đơn vị chưa lên báo cáo tài chính năm 2021. Tuy nhiên, về sổ sách và báo cáo tài chính năm 2020 đơn vị đã thực hiện đầy đủ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.

3. Công tác cải cách hành chính và thực hiện chế độ công vụ

3.1. Rà soát, kiến nghị về thủ tục hành chính tại đơn vị

Trong kỳ thanh tra, đơn vị có thực hiện việc rà soát các thủ tục hành chính về công chứng, tuy nhiên do không có thủ tục cần sửa đổi, bổ sung nên đơn vị không có kiến nghị về thủ tục hành chính.

3.2. Việc niêm yết, công khai bộ thủ tục hành chính

Đơn vị thực hiện việc niêm yết, công khai bộ thủ tục hành chính tại bảng tin nội bộ của đơn vị, nơi niêm yết dễ nhìn thuận tiện cho người dân theo dõi.

3.3. Việc thực hiện nội quy, quy chế của đơn vị và của cơ quan cấp trên

- Thường xuyên tổ chức triển khai, nhắc nhở viên chức, lao động thuộc đơn vị thực hiện nghiêm các nội quy, quy chế do Sở Tư pháp ban hành.

- Đơn vị ban hành Quyết định 110/QĐ-CC1 ngày 29/10/2020 về việc ban hành Quy chế làm việc của Phòng Công chứng số 1. Thực hiện tốt Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 06/6/2013 của Chủ tịch UBND tỉnh, không có viên chức, người lao động vi phạm về nội quy, quy chế và chế độ làm việc.

3.4. Việc xây dựng, thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức, nhân viên HĐLĐ

Đơn vị triển khai cho viên chức, người lao động thực hiên tốt Quyết định ban hành Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Tư pháp và Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư pháp về ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Trong kỳ thanh tra, chưa có cá nhân, tổ chức nào phản ánh về vệc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức, người lao động.

4. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị trong công tác phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

4.1. Công tác phòng, chống tham nhũng

4.1.1. Việc triển khai thực hiện các văn bản của cơ quan cấp trên về PCTN

Đơn vị có triển khai thực hiện các văn bản của Sở Tư pháp về PCTN như: Kế hoạch phòng, chống tham nhũng năm 2021, Công văn số 1125/STP-TTr ngày 12/5/2021 cùa Sở Tư pháp về việc hướng dẫn công khai minh bạch hoạt động theo Luật phòng, chống tham nhũng… Ngoài ra, toàn thể viên chức, người lao động thuộc đơn vị còn tham gia các buổi triển khai văn bản pháp luật do Sở Tư pháp tổ chức, trong đó có các văn bản về phòng, chống tham nhũng.

4.1.2. Việc thực hiện các quy định về công khai, minh bạch trong hoạt động của đơn vị theo Luật PCTN (tài chính, mua sắm tài sản công, tổ chức cán bộ).

Đơn vị có công khai danh mục thủ tục hành chính của đơn vị; Công khai tài chính đối với đơn vị dự toán ngân sách; Công khai việc thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ; Công khai việc thực hiện Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công.

4.1.3. Việc xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, định mức tiêu chuẩn (quy chế, quy định của đơn vị).

Đơn vị có xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công. Việc thực hiện tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính đơn vị thực hiện đúng theo quy chế và quy định của pháp luật.

4.1.4. Việc thực hiện các quy định về minh bạch tài sản và thu nhập năm 2020.

Đơn vị có triển khai Nghị định số 130/2020/NĐ-CP ngày 20/10/2020 của Chính phủ quy định về kiểm soát tài sản, thu nhập của người có chức vụ, quyền hạn trong  cơ quan, tổ chức; trên cơ sở đó đã tổ chức thực hiện việc kê khai tài sản, thu nhập và thực hiện việc niêm yết bảng công khai tài sản thu nhập năm 2020, quá trình thực hiện có lập biên bản công khai, biên bản kết thúc và báo cáo kết quả công khai đúng theo quy định.

4.1.5. Việc xử lý và giải quyết các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo

Đơn vị có mở sổ tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo; trong kỳ thanh tra, đơn vị không có tiếp nhận đơn nào.

4.2. Công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí (THTK, CLP)

4.2.1. Mặt làm được

Đơn vị cơ bản thực hiện tốt các nội dung kiểm tra việc chấp hành pháp luật về THTK, CLP năm 2021. Trong đó đã thực hiện theo các nội dung:

- Có xây dựng Kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2021.

- Về ban hành văn bản chỉ đạo, phân công công tác THTK, CLP: Lồng ghép vào Kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

- Việc triển khai các văn bản về THTK, CLP tại đơn vị: Tham dự đầy đủ các buổi triển khai văn bản do Sở Tư pháp tổ chức.

- Về thực hiện các chỉ tiêu tiết kiệm tại Chương trình THTK, CLP, trong đó có chỉ tiêu tiết kiệm về chi thường xuyên…

- Về thực hiện tinh giản số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập hưởng lương từ ngân sách nhà nước: Hiện nay Phòng Công chứng số 1 có mặt 05/07 số lượng người làm việc (thực hiện định biên và thực hiện tự chủ về nhân sự), 06 hợp đồng lao động khác và 01 HĐLĐ bảo vệ, 01 hợp đồng khoán việc thực hiện nhiệm vụ tạp vụ.

 4.2.2. Hạn chế, sai phạm

- Không xây dựng Kế hoạch tuyên truyền về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí riêng theo yêu cầu tại Kế hoạch số 1320/KH-STP ngày 28/5/2021 mà lồng ghép nội dung tuyên truyền về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tại Kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của đơn vị.

- Quy chế Chi tiêu nội bộ: Đơn vị có xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, tuy nhiên chưa đúng thể thức văn bản đối với hiệu lực thi hành. Đề nghị xây dựng lại Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ thay thế Quyết định số 103/QĐ-CC1 ngày 23/10/2020 của Phòng Công chứng ban hành Quy chế số theo đúng thể thức văn bản.

III. Kết luận

Từ những kết quả thanh tra và hạn chế, sai phạm nêu trên, Giám đốc Sở kết luận như sau:

1. Mặt làm được

- Đơn vị thực hiện tốt các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động, các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm và các chế độ khác đối với người lao động.

- Có niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính về công chứng, phí công chứng, chứng thực, thù lao công chứng, lịch làm việc và nội quy của đơn vị.

-  Đơn vị thực hiện đúng các nội quy, quy chế và ban hành các chế độ định mức theo quy định.

- Sổ sách kế toán, sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép rõ ràng.

- Đơn vị thực hiện tốt các quy định về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; thực hiện tốt công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Hạn chế, sai phạm

- Việc trả lương cho người lao động tại đơn vị thấp hơn mức lương tối thiểu quy định của vùng quy định tại Điều 3 Nghị định 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

- Thực hiện trình tự, thủ tục công chứng chưa đúng quy định theo khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014.

- Thu phí chưa đúng quy định theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính.

- Ban hành văn bản quy chế chưa phù hợp về nội dung hiệu lực thi hành.

- Hồ sơ công chứng: Lưu dư thành phần hồ sơ so với Bộ thủ tục hành chính của UBND tỉnh công bố.

IV. Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng: Không có.

V. Kiến nghị biện pháp xử lý

1. Đối với đơn vị được thanh tra

Đề nghị Thủ trưởng đơn vị được thanh tra thực hiện những việc như sau:

- Tiếp tục phát huy và thực hiện những mặt đã làm được trong công tác tổ chức và hoạt động công chứng trong thời gian tới.

- Tổ chức kiểm điểm rút kinh nghiệm từng cá nhân có liên quan và đề ra các biện pháp chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, sai phạm không để tiếp tục xảy ra sai sót trong công tác thu phí, trình tự, thủ tục công chứng và chế độ tiền lương cho người lao động.

- Khắc phục ngay những hạn chế, sai sót nêu tại khoản 2 của mục III phần kết luận.

- Việc khắc phục theo kết luận thanh tra phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở), chậm nhất trong tháng 8 năm 2021.

2. Đối với Văn phòng Sở, Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp

Tham mưu lãnh đạo Sở Tư pháp có chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác tổ chức, cán bộ, tài chính, kế toán và nghiệp vụ công chứng, đảm bảo các đơn vị sự nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thống nhất, đúng quy định pháp luật.

3. Đối với Thanh tra Sở

Giao Thanh tra Sở theo dõi việc thực hiện Kết luận thanh tra đối với Phòng Công chứng số 1 tỉnh Tây Ninh.

Trên đây là kết luận thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Tây Ninh Sở Tư pháp. Các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện theo Kết luận này. /.

​Xem nội dung đầy đủ chọn vào tập tin bên dưới

Ket luan thanh tra HC 2021 (PCC so 1)_Signed (1).pdf