Kết luận thanh tra về việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao, công tác cải cách hành chính, phòng, chống tham nhũng và tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo

​

Thực hiện Quyết định số 1659/QĐ-STP ngày 13/7/2020 của Giám đốc Sở Tư pháp tiến hành công bố Quyết định thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao, công tác cải cách hành chính, phòng, chống tham nhũng và tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra tại Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh và Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh từ ngày 21/7 - 03/8/2020

Xét Báo cáo kết quả thanh tra số 06 ngày 12/8/2020 của Trưởng Đoàn thanh tra, ý kiến giải trình của các tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra.

Giám đốc Sở Tư pháp kết luận như sau:

I. Khái quát chung

- Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh được thành lập theo Quyết định số 81/QĐ-UB ngày 15/9/1995 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh, địa chỉ trụ sở làm việc số 297, Quốc lộ 22B, khu phố Rạch Sơn, thị trấn Gò Dầu, huyện Gò Dầu, tỉnh Tây Ninh; là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với sự nghiệp công lập. Định biên số lượng người làm việc là 06 người, trong đó có 01 Trưởng phòng và 01 công chứng viên và 04 hợp đồng lao đồng lao động.

- Phòng công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh được thành lập theo Quyết định số 29/QĐ-UBND ngày 18/3/2004 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh, có 07 biên chế và 03 hợp đồng lao động. Địa chỉ trụ sở làm việc tại Khu phố 3, thị trấn Tân Châu, huyện Tân Châu, tỉnh Tây Ninh; là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với sự nghiệp công lập. Định biên số lượng người làm việc là 07 người, trong đó có 01 Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng là Công chứng viên và 02 Công chứng viên, 01 kế toán, 02 chuyên viên, 01 hợp đồng không xác định thời hạn và 02 hợp đồng lao đồng lao động vụ việc có thời hạn.

II. Kết quả kiểm tra, xác minh

1. Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh

Qua Báo cáo số 91/BC-CC2 ngày 20/7/2020 của Phòng Công chứng số 2 và kết quả kiểm tra, Đoàn Thanh tra nhận thấy:

1.1. Tình hình công tác tổ chức tại đơn vị

- Tổng số định biên được phê duyệt và làm việc thực tế tại đơn vị là 05 người và 04 hợp đồng lao động. Về trình độ chuyên môn thì phù hợp với vị trí việc làm.

- Đơn vị có bảng phân công nhiệm vụ cho từng viên chức, hợp đồng làm việc tại đơn vị.

1.2. Công tác chuyên môn

a) Việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao

- Tổng số hồ sơ công chứng là: 5.243 hồ sơ. Qua kiểm tra một số hồ sơ trong kỳ báo cáo. Đoàn thanh tra nhận thấy đơn vị đã thực hiện đảm bảo đúng theo quy định pháp luật, tuy nhiên vẫn còn có một vài hồ sơ có sai sót như sau:

- Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ: Không ghi ngày mở sổ, không thực hiện khóa sổ và không đóng giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của sổ.

- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch viết còn bỏ trống trang.

- Hồ sơ 115: Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản không thể hiện đầy đủ hàng thừa kế thứ 2 (ông, bà nội, ngoại).

- Hồ sơ 110: Công chứng di chúc điểm chỉ không có người làm chứng.

- Hồ sơ 41: Sửa lỗi kỹ thuật không đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 50 Luật Công chứng.

b) Việc thu phí

Qua kiểm tra hồ sơ thu phí số: 374, 337, 367, 112, 2027, 2168, 1961, 1997, 335, 321, 114, 113 như sau:

* Về mặt được:

Đơn vị thực hiện thu phí theo Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên và Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016 của UBND tỉnh Tây Ninh về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

* Về hạn chế, sai sót:

- Tất cả các hồ sơ công chứng liên quan đến quyền sử dụng đất đơn vị thu phí không căn cứ vào vị trí, khu vực đất theo Quyết định 57/2019/QĐ-UBND ngày 20/12/2019 của UBND tỉnh Tây Ninh để xác định vị trí, khu vực đất để thu phí.

- Hồ sơ 374: Thu phí công chứng không đúng quy định (giá trị hợp đồng công chứng là 754.000.000 đồng theo quy định phải thu 754.000 đồng nhưng thu phí 377.000 đồng).

c) Công tác tài chính kế toán

* Về mặt được:

- Đơn vị thực hiện thu phí công chứng, chứng thực theo Thông tư số 257/2016/TT-BTP ngày 11/11/2016.

- Thực hiện thu thù lao công chứng theo Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016 quy định mức trần thù lao công chứng.

- Thu phí theo Thông báo số 18/TB-CC2 ngày 16/2/2017 của Phòng Công chứng số 2 thông báo về việc quy định mức thu thù lao công chứng.

- Năm 2020 (từ 01/01/2020 đến 30/6/2020):

+ Tổng thu phí công chứng, chứng thực: 2.017.282.000 đồng;

+ Nộp ngân sách 25%: 504.320.500 đồng;

+ Thu để lại trong năm 75%: 1.512.961.500 đồng.

+ Tổng thu dịch vụ: 419.700.000 đồng;

+ Nộp GTGT 10%: 38.154.927 đồng;

+ Để lại sử dụng: 381.545.073 đồng.

- Việc thu phí công chứng, chứng thực, bản sao có biên lai theo từng hợp đồng, có xuất hóa đơn giá trị gia tăng, đồng thời xuất hóa đơn cho từng đối tượng thu, đảm bảo lên phiếu thu đầy đủ.

- Thực hiện việc chi theo quy chế chi tiêu nội bộ và các văn bản quy định pháp luật có liên quan.

- Chi có chứng từ chi, hóa đơn và lên phiếu chi cho từng hóa đơn đầy đủ những hóa đơn lớn hơn 200.000 đồng.

- Đơn vị thực hiện trích nộp thuế, phí đầy đủ theo quy định.

* Về hạn chế, sai sót:

- Về công khai dự toán giao đầu năm 2020: Đơn vị chưa thực hiện công khai dự toán theo đúng quy định của Thông tư  số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

- Về thành lập tổ mua sắm, sửa chữa tài sản: Chưa ra quyết định thành lập tổ tham mưu mua sắm, sửa chữa tài sản.

1.3. Công tác cải cách hành chính, thực hiện chế độ công vụ

a) Về mặt được:

- Đơn vị có niêm yết lịch làm việc, số điện thoại đường dây nóng, nội quy tiếp người công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và bộ thủ tục hành chính về công chứng.

- Đơn vị thực hiện tốt các nội quy, quy chế của đơn vị và của cơ quan cấp trên.

- Đơn vị có xây dựng quy chế làm việc và triển khai thực hiện tốt theo quy tắc ứng xử của viên chức, nhân viên hợp đồng lao động.

b) Về hạn chế, sai sót:

- Trong kỳ thanh tra, đơn vị không có rà soát, kiến nghị, sửa đổi về thủ tục hành chính.

- Đơn vị niêm yết số điện thoại đường dây nóng chưa chính xác (do đơn vị chưa cập nhật số điện thoại đường dây nóng do Sở Tư pháp ban hành).

- Trong tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cho người dân, một số hồ sơ còn lưu dư thành phần hồ sơ không cần thiết, không đúng với Luật Công chứng, cụ thể:

- Một số hồ sơ công chứng di chúc thực hiện chưa đảm bảo theo tinh thần quy định tại khoản 2 Điều 56 Luật Công chứng.

- Hồ sơ 117: Văn bản thỏa thuận phân chia di sản lưu dư hồ sơ (05 người yêu cầu nhưng lưu 04 hộ khẩu, trong đó chứng minh nhân dân và hộ khẩu cùng địa chỉ nhưng không thể hiện mối quan hệ).

1.4. Trách nhiệm Thủ trưởng trong công tác phòng, chống tham nhũng, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo

 - Việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật về phòng, chống tham nhũng đúng theo hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên tại các cuộc họp của đơn vị.

- Việc thực hiện các quy định về công khai minh bạch trong hoạt động của đơn vị theo Luật phòng, chống tham nhũng: Thực hiện bằng hình thức niêm yết tại đơn vị.

- Việc xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, định mức tiêu chuẩn: Đơn vị có xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ.

- Việc thực hiện các quy định về minh bạch tài sản thu nhập: Thực hiện theo đúng hướng dẫn của Sở Tư pháp, đơn vị có niêm yết các Bảng kê khai tài sản thu nhập tại đơn vị, có lập biên bản niêm yết và biên bản kết thúc việc niêm yết đúng theo Thông tư 08/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ hướng dẫn thi hành các quy định về minh bạch tài sản thu nhập.

- Việc phát hiện và xử lý hành vi tham nhũng: Trong thời kỳ thanh tra chưa phát hiện, xử lý hành vi tham nhũng nào.

- Việc tiếp công dân và giải quyết các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo: Trong kỳ thanh tra, đơn vị chưa có phát sinh.

2. Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh

Qua Báo cáo số 81/BC-CC3 ngày 17/7/2020 của Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh và kết quả kiểm tra, Đoàn Thanh tra nhận thấy:

2.1. Tình hình công tác tổ chức tại đơn vị

- Tổng số định biên được phê duyệt và làm việc thực tế tại đơn vị là 07 người, 03 hợp đồng lao động. Về trình độ chuyên môn thì phù hợp với vị trí việc làm.

- Đơn vị có bảng phân công nhiệm vụ cho từng viên chức, hợp đồng làm việc tại đơn vị.

2.2. Công tác chuyên môn

a) Việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao

- Tổng số hồ sơ công chứng là: 3.084 hồ sơ. Qua kiểm tra một số hồ sơ trong kỳ báo cáo. Đoàn thanh tra nhận thấy đơn vị đã thực hiện đảm bảo đúng theo quy định pháp luật, tuy nhiên vẫn còn có một vài hồ sơ có sai sót như sau:

- Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ: Có thực hiện việc khóa sổ nhưng không thống kê tổng số vụ việc, không đóng giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của sổ.

- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: Có thực hiện việc khóa sổ nhưng không thống kê tổng số vụ việc, không đóng giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của sổ.

- Đa số Phiếu yêu cầu công chứng không ghi rõ họ, tên người nhận hồ sơ.

- Việc ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch không đúng nội dung quy định trong mẫu sổ. (cụ thể: Ghi cột mục 4 loại việc công chứng, cột mục 6 phí công chứng và cột họ, tên Công chứng viên còn để trống).

- Một số hồ sơ lưu dư thành phần hộ khẩu.

b) Việc thu phí

 Qua kiểm tra hồ sơ thu phí số: 240, 1066, 1090, 1098, 1035, 187, 268, 46, 88, 24, 962, 174, 984, 181, 224, 246, 254, 952, 922 như sau:

* Về mặt được:

Đơn vị thực hiện thu phí theo Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên và Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016 của UBND tỉnh Tây Ninh về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

* Về hạn chế, sai sót:

- Hồ sơ 174: Thu phí công chứng không đúng quy định (giá trị hợp đồng công chứng là 236.000.000 đồng theo quy định phải thu 236.000 đồng nhưng thu phí 472.000 đồng).

- Hồ sơ 922: Thu phí không đúng quy định (công chứng sửa đổi bổ sung hợp đồng thế chấp: Hợp đồng lần I vay 700.000.000 đồng, sửa đổi bổ sung hợp đồng vay 900.000.000 đồng theo quy định phải thu 240.000 đồng nhưng thu phí 900.000 đồng).

c) Công tác tài chính kế toán

- Đơn vị thực hiện thu phí công chứng, chứng thực theo Thông tư số 257/2016/TT-BTP ngày 11/11/2016.

- Thực hiện thu thù lao công chứng theo Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016 quy định mức trần thù lao công chứng.

- Thu phí theo Thông báo số 01A/TB-CC3 ngày 03/2/2017 của Phòng Công chứng số 3 thông báo về việc quy định mức thu thù lao công chứng.

- Năm 2020 (từ 01/01/2020 đến 30/6/2020):

+ Tổng thu phí công chứng, chứng thực: 1.048.985.000 đồng;

+ Nộp ngân sách 25%: 262.246.250 đồng;

+ Thu để lại trong năm 75%: 786.738.750 đồng.

+ Tổng thu dịch vụ: 293.000.000 đồng;

+ Nộp GTGT 10%: 26.636.630 đồng;

+ Để lại sử dụng: 266.363.370 đồng.

- Việc thu phí công chứng, chứng thực, bản sao có biên lai theo từng hợp đồng, có xuất hóa đơn giá trị gia tăng, đồng thời xuất hóa đơn cho từng đối tượng thu, đảm bảo lên phiếu thu đầy đủ.

- Thực hiện việc chi theo quy chế chi tiêu nội bộ và các văn bản quy định pháp luật có liên quan.

- Chi có chứng từ chi, hóa đơn và lên phiếu chi cho từng hóa đơn đầy đủ những hóa đơn lớn hơn 200.000 đồng.

- Đơn vị thực hiện trích nộp thuế, phí đầy đủ theo quy định.

- Về công khai dự toán giao đầu năm 2020: Đơn vị có thực hiện công khai dự toán theo đúng quy định của Thông tư  số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

- Về thành lập tổ mua sắm, sửa chữa tài sản: Có ra quyết định thành lập tổ tham mưu mua sắm, sửa chữa tài sản.

2.3. Công tác cải cách hành chính, thực hiện chế độ công vụ

- Trong kỳ thanh tra, đơn vị có rà soát, kiến nghị, sửa đổi về thủ tục hành chính.

- Đơn vị có niêm yết lịch làm việc, số điện thoại đường dây nóng, nội quy tiếp người công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và bộ thủ tục hành chính về công chứng. Tuy nhiên, đơn vị niêm yết số điện thoại đường dây nóng chưa chính xác (do đơn vị chưa cập nhật số điện thoại đường dây nóng do Sở Tư pháp ban hành).

- Đơn vị thực hiện tốt các nội quy, quy chế của đơn vị và của cơ quan cấp trên.

- Đơn vị có xây dựng quy chế làm việc và triển khai thực hiện tốt theo quy tắc ứng xử của viên chức, nhân viên hợp đồng lao động.

2.4. Trách nhiệm Thủ trưởng trong công tác phòng, chống tham nhũng, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật về phòng, chống tham nhũng đúng theo hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên tại các cuộc họp của đơn vị.

- Việc thực hiện các quy định về công khai minh bạch trong hoạt động của đơn vị theo Luật phòng, chống tham nhũng: Thực hiện bằng hình thức niêm yết tại đơn vị.

- Việc xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, định mức tiêu chuẩn: Đơn vị có xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ.

- Việc thực hiện các quy định về minh bạch tài sản thu nhập: Thực hiện theo đúng hướng dẫn của Sở Tư pháp, đơn vị có niêm yết các Bảng kê khai tài sản thu nhập tại đơn vị, có lập biên bản niêm yết và biên bản kết thúc việc niêm yết đúng theo Thông tư 08/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ hướng dẫn thi hành các quy định về minh bạch tài sản thu nhập.

- Việc phát hiện và xử lý hành vi tham nhũng: Trong thời kỳ thanh tra chưa phát hiện, xử lý hành vi tham nhũng nào.

- Việc tiếp công dân và giải quyết các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo: Trong kỳ thanh tra, đơn vị chưa có phát sinh.

III. Kết luận

Từ những kết quả thanh tra và hạn chế, sai sót như trên, Giám đốc Sở Tư pháp kết luận như sau:

1. Mặt làm được

1.1. Đơn vị thực hiện tốt các quy định của pháp luật trong việc tổ chức, hoạt động thực hiện tốt các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm và các chế độ khác đối với người lao động.

1.2. Có niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính về công chứng, phí công chứng, chứng thực, thù lao công chứng, lịch làm việc và nội quy của đơn vị đầy đủ.

1.3. Đơn vị thực hiện đúng các nội quy, quy chế và ban hành các chế độ định mức theo quy định.

1.4. Sổ sách kế toán, sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép rõ ràng.

1.5. Đơn vị thực hiện tốt các quy định về phòng, chống tham nhũng, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Hạn chế, sai sót

2.1. Sai sót trong việc sử dụng Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ, Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch viết còn bỏ trống trang: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh.

2.2. Sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định theo khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh.

2.3. Thực hiện trình tự, thủ tục công chứng còn sai sót: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh.

2.4. Thu phí chưa đúng quy định: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh.

2.5. Không có quyết định thành lập Tổ mua sắm, sửa chữa tài sản: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh.

2.6. Lưu dư thành phần hồ sơ so với Bộ thủ tục hành chính: Phòng Công chứng số 2 tỉnh Tây Ninh, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh.

IV. Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng: Không có.

V. Kiến nghị các biện pháp xử lý

1. Đối với các đơn vị được thanh tra

Đề nghị các Thủ trưởng đơn vị được thanh tra thực hiện những việc như sau:

- Tiếp tục phát huy và thực hiện những mặt đã làm được trong công tác tổ chức và hoạt động công chứng trong thời gian tới.

- Tổ chức kiểm điểm rút kinh nghiệm từng cá nhân có liên quan và đề ra các biện pháp chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, sai sót, không để tiếp tục xảy ra sai sót trong công tác thu phí và trình tự, thủ tục công chứng.

- Khắc phục ngay những hạn chế, sai sót nêu tại khoản 2.1, 2.2, 2.5, 2.6 của mục III phần kết luận.

- Tiến hành xác minh, bổ sung hồ sơ nêu tại khoản 2.3, 2.4 của mục III phần kết luận (trường hợp không thể xác minh được, phải có báo cáo nêu lý do cụ thể).

- Việc khắc phục theo kết luận thanh tra phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở), chậm nhất trong tháng 10 năm 2020.

2. Đối với các đơn vị thuộc Sở

2.1. Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp

Giao Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp tiến hành rà soát tham mưu cho Lãnh đạo Sở có văn bản thực hiện thống nhất Bộ thủ tục hành chính về lĩnh vực công chứng đối với các hợp đồng công chứng: Di chúc, thừa kế, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế để áp dụng thống nhất trên địa bàn toàn tỉnh.

2.2. Thanh tra Sở

Giao Thanh tra Sở theo dõi việc thực hiện Kết luận thanh tra này.

Trên đây là kết luận thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ được giao, công tác cải cách hành chính, phòng, chống tham nhũng và tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của Sở Tư pháp./.

Xem nội dung đầy đủ chọn vào tập tin bên dưới

Ket luan thanh tra hanh chinh doi voi 2 don vi truoc thuoc So_Signed.rar