Những hạn chế, sai sót qua kết quả kiểm tra chuyên ngành về công tác chứng thực tại UBND cấp xã năm 2020

​

Thực hiện theo Quyết định số 1226/QĐ-STP ngày 22/5/2020 về việc kiểm tra chuyên ngành về công tác chứng thực tại UBND cấp xã theo kế hoạch năm 2020, Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra chuyên ngành đối với 06 UBND cấp xã.

 Việc kiểm tra công tác chứng thực tại UBND cấp xã nhằm đánh giá tình hình và kết quả triển khai công tác chứng thực theo quy định, cũng như tăng cường vai trò, trách nhiệm về công tác chứng thực. Thông qua đó, kịp thời phát hiện và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, bất cập; đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Qua kết quả kiểm tra, ngoài đánh giá một số kết quả đạt được Sở Tư pháp còn chỉ ra các hạn chế, sai sót như sau:

 1. Còn một số hồ sơ có sai sót về trình tự thủ tục chứng thực; thành phần hồ sơ lưu chưa đúng quy định (thiếu hoặc dư), cụ thể:

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế: Thiếu giấy tờ nhân thân của những người thừa kế, tên gọi văn bản ghi chưa đúng.

- Hợp đồng, giao dịch: Thiếu giấy tờ nhân thân của các bên tham gia giao dịch.

- Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tín dụng ký trước vào hợp đồng (không ký trước mặt người ký chứng thực) nhưng không có đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch: Thành phần hồ sơ lưu dư các giấy tờ không cần thiết.

- Hợp đồng thuê: Nội dung hợp đồng cho thuê lại vượt quá nội dung hợp đồng ban đầu; bên cho thuê lại vi phạm hợp đồng thuê ban đầu; cho thuê lại chưa được sự đồng ý của bên cho thuê ban đầu; nội dung hợp đồng thuê ban đầu quy định chưa phù hợp giữa quyền và nghĩa vụ của các bên.

- Chứng thực chữ ký trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

- Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội: Hộ gia đình có nhiều người nhưng chỉ chứng thực chữ ký của một người.

- Người yêu cầu chứng thức, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực chưa ký vào từng trang của hợp đồng.

- Việc chứng thực chữ ký trên giấy tặng cho, mua bán xe chưa đảm bảo theo quy định: bên bán không có ý kiến của đồng sở hữu và cũng không có giấy tờ chứng minh tài sản riêng (trường hợp đã có vợ/chồng) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Chứng thực chữ ký đối với văn bản có nội dung hợp đồng, giao dịch không đúng theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền không thuộc quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP.

2. Sai sót trong việc mở sổ chứng thực; ghi sổ chứng thực; lưu trữ sổ và hồ sơ chứng thực:

- Bìa sổ chứng thực chưa đúng theo mẫu quy định tại phụ lục của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Sổ chứng thực năm 2019 chưa đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối, chưa khóa sổ theo quy định, chưa ghi ngày mở sổ; không bảo quản sổ cẩn thận, sổ bị rách, viết số thứ tự chưa liên tục.

- Không ghi đầy đủ các cột, mục trong sổ như: Cột họ tên, chức danh người ký chứng thực; cột lệ phí, phí chứng thực.

- Thực hiện chứng thực chữ ký nhưng không vào Sổ chứng thực chữ ký.

- Mở sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa đúng quy định tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đơn vị không mở chung 01 sổ mà tách ra theo từng loại vụ việc cụ thể như: sổ chứng thực hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ, Sổ chứng thực hợp đồng tặng cho QSDĐ, hợp đồng thế chấp QSDĐ…).

3. Việc thực hiện thu phí chứng thực có vụ việc thu chưa đúng quy định:

Thu phí chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định của Thông tư số 226/2016/TT-BTC. Cụ thể thu không theo trang bản chính mà theo trang bản sao nên tất cả các trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính chứng minh nhân dân đều thu 2.000 đồng.

4. Thực hiện lời chứng: Ghi không đầy đủ nội dung hoặc ghi không đúng mẫu quy định.

  Để nâng cao chất lượng công tác chứng thực, chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế, sai sót trong công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp đề nghị các Phòng Tư pháp (nơi được kiểm tra) thường xuyên tổ chức kiểm tra để kịp thời hướng dẫn UBND cấp xã thực hiện tốt công tác chứng thực, tổ chức chức quán triệt nội dung Kết luận kiểm tra trong toàn đơn vị, nghiêm túc rút kinh nghiệm và khắc phục ngay những tồn tại hạn chế theo Kết luận của Sở Tư pháp; Báo cáo UBND huyện tình hình chấp hành các quy định pháp luật về chứng thực, đồng thời tham mưu có giải pháp xử lý các đơn vị không khắc phục những tồn tại, hạn chế mà Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp đã kết luận

Đối với các Phòng Tư pháp còn lại căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương và căn cứ Kết luận kiểm tra công tác chứng thực, thực hiện tự rà soát lại công tác này để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục trong thời gian tới./.

                                                                                                      Thanh tra Sở