Một số điểm mới của Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp

Ngày 03/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/4/2020 và thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch .

 Nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý để khắc phục những vướng mắc, bất cập trong công tác chứng thực, thực hiện tốt hơn các quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã có một số điểm mới cần lưu ý như sau:

1. Bổ sung mẫu lời chứng thực

Ngoài mẫu lời chứng thực chữ ký tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả như Thông tư số 20/2015/TT-BTP thì Thông tư 01/2020/TT-BTP đã bổ sung thêm mẫu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (gồm có: 1. Lời chứng chứng thực hợp đồng; 2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; 3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản); 4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản); 5. Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản);7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)); lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản (Điều 3).

2. Hướng dẫn thêm cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng

Ngoài cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính như Thông tư 20/2015/TTBTP, Thông tư số 01/2020/TT- BTP đã hướng dẫn thêm cách ghi số số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng như sau:

- Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

- Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

3. Quy định cách xử lý văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng như Thông tư số 20/2015/TT-BTP chỉ quy định giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc thu hồi, hủy bò văn bản chứng thực không đúng quy định. Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể các vấn đề này.

Theo đó thì các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

4. Quy định trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực

Để nhấn mạnh nguyên tắc người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về mặt nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản; cũng như để nâng cao trách nhiệm của họ khi ký giấy tờ, văn bản, Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định rõ việc người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tất cả nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản của họ khi yêu cầu chứng thực. Cụ thể tại Điều 9 quy định như sau:

Điều 9. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực

1. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

2. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm

5. Quy định chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng như Thông tư số 20/2015/TT-BTP không quy định rõ ràng, cụ thể về chứng thực Giấy ủy quyền. Thông tư 01/2020/TT-BTP đã hướng dẫn cụ thể về một số giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký để tạo thuận lợi cho người dân, đồng thời thống nhất trong việc thực thi công tác chứng thực cũng như để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng chứng thực chữ ký. Cụ thể tại Điều 14 quy định như sau:

Điều 14. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

6. Quy định cách thức chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Thông tư đã quy định việc áp dụng chứng thực chữ ký vào Tờ khai lý lịch cá nhân nhưng người thực hiện chứng thực không được ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình (Điều 14).

7. Bổ sung quy định việc rà soát để xóa tên cộng tác viên dịch thuật và việc đăng ký lại chữ ký mẫu của cộng tác viên dịch thuật

- Tại khoản 4 Điều 18 Thông tư quy định: "Hàng năm, Phòng Tư pháp có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tác viên dịch thuật. Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặc không làm cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp đó từ 12 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Sở Tư pháp ra quyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật"

- Tại Điều 19 Thông tư quy định việc đăng ký lại chữ ký mẫu của Cộng tác viên dịch thuật: "Cộng tác viên dịch thuật khi ký hợp đồng với Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp".

8. Bổ sung quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Để thực hiện việc cải cách hành chính trong công tác chứng thực, cũng như đảm bảo chặt chẽ trong chứng thực hợp đồng giao dịch, Thông tư đã quy định bổ sung việc thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; quy định các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ và người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình, đồng thời phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực (Điều 20).

9. Quy định trách nhiệm của người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính và cơ quan chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật (Điều 10).

- Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật (Điều 21)./.

Phòng Hành chính tư pháp