KẾT LUẬN THANH TRA

Về tổ chức và hoạt động công chứng

 

 

Thực hiện Quyết định số 462/QĐ-STP ngày 25/02/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng, từ ngày 08/3/2022 đến ngày 24/3/2022, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra tại 06 tổ chức hành nghề công chứng gồm các Văn phòng công chứng (VPCC) như sau: Hồ Văn Muôn, Bùi Văn Hiến, Trịnh Văn Chẹt, Kiều Thị Huyền Châu, Nguyễn Văn Tố và Vương Văn Trợ.

Xét báo cáo kết quả thanh tra số 07 ngày 04 tháng 5 năm 2022 của Trưởng Đoàn thanh tra, Sở Tư pháp kết luận thanh tra như sau:

1.  Khái quát chung

1. Văn phòng công chứng Hồ Văn Muôn được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động số 07/TP-ĐKHĐ ngày 05/9/2018, Trưởng văn phòng là công chứng viên Hồ Văn Muôn. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 1175, đường Nguyễn Văn Độ, khu phố 2, thị trấn Bến Cầu, huyện Bến Cầu, tỉnh Tây Ninh.

2. Văn phòng công chứng Bùi Văn Hiến được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động số 10/TP-ĐKHĐ ngày 24/3/2020, Trưởng văn phòng là công chứng viên Bùi Văn Hiến. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 450, đường Nguyễn Thị Định, khu phố 2, thị trấn Tân Châu, huyện Tân Châu, tỉnh Tây Ninh.

3. Văn phòng công chứng Trịnh Văn Chẹt được được được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động số 02/TP-ĐKHĐ ngày 20/3/2020, Trưởng văn phòng là công chứng viên Trịnh Văn Chẹt. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 14, Quốc lộ 22, khu phố Gia Huỳnh, phường Trảng Bàng, thị xã Trảng Bàng, tỉnh Tây Ninh.

4. Văn phòng công chứng Kiều Thị Huyền Châu được được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động số 09/TP-ĐKHĐ ngày 14/01/2015, Trưởng văn phòng là công chứng viên Kiều Thị Huyền Châu. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 1096, đường Hoàng Lê Kha, khu phố 1, thị trấn Châu Thành, huyện Châu Thành, tỉnh Tây Ninh.

5. Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Tố được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động số 12/TP-ĐKHĐ ngày 01/11/2021, Trưởng văn phòng là công chứng viên Nguyễn Văn Tố. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 103, đường Hùng Vương, khu phố Thanh Bình C, thị trấn Gò Dầu, huyện Gò Dầu, tỉnh Tây Ninh.

6. Văn phòng công chứng Vương Văn Trợ được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động số 19/TP-ĐKHĐ ngày 04/12/2020, Trưởng văn phòng là công chứng viên Vương Văn Trợ. Địa chỉ văn phòng đặt tại số 203, khu phố 4/11, Nội ô thị trấn Gò Dầu, huyện Gò Dầu, tỉnh Tây Ninh.

II. Kết quả kiểm tra, xác minh

Đoàn thanh tra đã trực tiếp làm việc tại các VPCC theo Kế hoạch thanh tra, tiến hành kiểm tra hồ sơ, sổ nghiệp vụ về tổ chức và hoạt động công chứng, với hình thức kiểm tra lựa chọn ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng trong giai đoạn 01/11/2021 đến 28/02/2022. Qua thanh tra, kết quả như sau:

1. Văn phòng công chứng Hồ Văn Muôn

1.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

 - Sổ công chứng số 02/2022: Ghi nhảy số; xóa không ghi chú; ghi thông tin chưa đầy đủ.

- Đa số các hồ sơ thế chấp, trong sổ công chứng, cột số (8) ghi tên tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch còn để trống.

1.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

- Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính): Hồ sơ 47, 49, 52, 89, 214.

- Thu mức trần thù lao công chứng sai quy định (cao hơn theo quy định tại Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016: Hồ sơ số 1061, 43, 47, 49, 89, 91.

1.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

1.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Thực hiện công chứng đúng theo các quy định pháp luật, chưa phát hiện có nội dung hạn chế, sai sót.

1.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 202, quyển số 02/2022, ngày 14/02/2022, cụ thể như sau:

+ Lưu dư Giấy chứng nhận kết hôn bên chuyển nhượng (trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thể hiện tên 02 vợ chồng);

+ Tra cứu phần mềm UCHI, từ khóa tìm kiếm ghi họ và tên bên chuyển nhượng nên khi in ra rất nhiều thông tin liên quan không cần thiết và không liên quan đến tài sản giao dịch. Đề nghị tra theo số phôi thẻ của Tổng cục đất đai, không tra cứu số phát hành của nơi cấp giấy sẽ làm tăng rất nhiều tài sản của người khác.

- Một số hợp đồng ghi “quyền sử dụng đất” thành “quyền sở hữu tài sản”. Ghi tên hợp đồng chưa đúng tiêu đề như “Hợp đồng thuê nhà ở và đất ở là không đúng quy định.

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 1218, quyển số 06/2021 ngày 05/11/2021: sử dụng cụm từ “tặng cho kỷ phần di sản”, “nhận kỷ phần di sản” là không theo từ ngữ pháp luật.

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 01, 06, 21, 23, 26, 45 (bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do 02 vợ, chồng đứng tên, nhưng lại yêu cầu nộp Giấy Chứng nhận kết hôn là không phù hợp.

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 1309, 206, 240, 202 (đất lúa) nhưng trong hồ sơ lưu không thể hiện có giấy xác nhận bên nhận chuyển nhượng là người trực tiếp sản xuất nông nghiệp theo quy định của Luật Đất đai và Thông tư số 33/2017/TT-BTNMT ngày 29/9/2017 của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Văn phòng công chứng Bùi Văn Hiến

2.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Sổ công chứng số 01/2022, cụ thể:

- Cột 3: Chưa ghi rõ thông tin của các bên tham gia giao dịch để dể tra cứu, tìm kiếm thông tin, chủ thể giao dịch.

- Cột 8: Ghi thông tin tài sản là đối tượng hợp đồng, giao dịch còn chung chung, không ghi rỏ số giấy đất, số giấy xe (hoặc biển số xe).

- Khóa sổ công chứng không ghi số lượng việc công chứng trong sổ, không đóng dấu vào chữ ký của Trưởng Văn phòng.

2.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính): Hồ sơ 4132, 1344, 1345, 4616, 4590, 4673, 4740, 4683.

2.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

2.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

- Hợp đồng sửa đổi, bổ sung số 37 thế chấp xe: thiếu Giấy đăng ký kết hôn (trong hồ sơ có hộ khẩu gia đình, sổ tạm trú chỉ thể hiện tên chồng).

- Hợp đồng ủy quyền số 42 ngày 05/01/2022: lời chứng cho bên được ủy quyền thiếu nội dung theo mẫu của Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021, cụ thể “Theo văn bản công chứng số…quyển số…”. 

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 412 ngày 18/01/2022: không có thông tin tên chồng người chết còn sống hay đã chết (trong khi đó có Giấy chứng tử của chồng là ông Nguyễn Văn … và có xác nhận mối quan hệ vợ chồng)

- Hợp đồng chuyển nhượng số 65 ngày 06/01/2022: sửa lỗi kỹ thuật chưa ghi rõ nội dung sửa “thành Diễm Thúy”.

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 4602: Thiếu giấy chứng tử của mẹ ruột người để lại di sản (bà Ngô Thị X, sinh năm 1939, chết năm 1997).

- Văn bản thoả thuận phân chia di sản số 4906: Không có thông tin về người vợ của người để lại di sản  là bà Mai Thị Thủy.

2.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng

- Cần phải giải thích rõ quyền và nghĩa vụ, hậu quả pháp lý khi thực hiện ủy quyền về xe. Trước đây Sở Tư pháp đã có Công văn chỉ đạo chấn chỉnh, hạn chế thực hiện công chứng các vụ việc này.

- Văn phòng công chứng cần vận động, tuyên truyền cho các bên tham gia giao dịch ghi giá chuyển nhượng quyền sử dụng đất đúng theo giá trị thực tế của tài sản.

 - Thực hiện thủ tục lấy chữ ký của người đang bị giam giữ tại trại giam khi người yêu cầu công chứng có yêu cầu.

3. Văn phòng công chứng Trịnh Văn Chẹt

3.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

- Gửi báo cáo cho Đoàn thanh tra trễ so với quy định; Nội dung báo cáo tại buổi làm việc với Đoàn thanh tra chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu.

- Không niêm yết số điện thoại đường dây nóng.

- Đơn vị sử dụng Sổ công chứng hợp đồng giao dịch (đến tại thời điểm thanh tra) không đúng mẫu quy định ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP, có thực hiện việc khóa sổ nhưng không thống kê tổng số vụ việc công chứng thực hiện trong năm.

- Không mở sổ theo dõi việc sử dụng lao động.

3.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính) gồm các hồ sơ như sau: 611, 537, 439, 310, 42, 103, 4959.

3.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

- Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

- Chưa niêm yết mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá được quy định tại Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính.

3.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

-  Hợp đồng ủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng đất số 5874: Cần bổ sung hai bên giao trả tài sản cho nhau, việc thu hồi hợp đồng cũ thiếu 01 bản nhưng không có cam kết chịu trách nhiệm về văn bản mất, không đảm bảo cho bất cứ nghĩa vụ nào.

 - Hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp đồng thế chấp số 5862: Lời chứng hợp đồng ghi không đúng tên loại của hợp đồng.

3.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng

 - Tất cả các hợp đồng, giao dịch đều không lưu phiếu tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định tại Quyết định số 36/2020/QD-UBND ngày 18/9/2020 của UBND tỉnh Tây Ninh ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. (điểm a, b khoản 1 Điều 12).

 - Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất số 4893 và 5836 (trồng lúa nước),  nhưng trong hồ sơ lưu không thể hiện có giấy xác nhận bên nhận chuyển nhượng là người trực tiếp sản xuất nông nghiệp theo quy định của Luật Đất đai và Thông tư số 33/2017/TT-BTNMT.

- Giấy ủy quyền số 5865: Công chứng viên ghi đã ký và điểm chỉ vào từng trang giấy ủy quyền nhưng chỉ có ký và điểm chỉ trang cuối giấy ủy quyền.

4. Văn phòng công chứng Kiều Thị Huyền Châu

4.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Sổ công chứng: Cột số (8) không ghi tên cụ thể tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch. (đối tượng của hợp đồng giao dịch là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhưng chỉ ghi mã số phôi giấy và diện tích).

4.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính) gồm các hồ sơ như sau: 5215, 5097, 4843, 898, 1146, 860, 1121, 888, 941, 4833, 4827,4828, 4843, 1146.

4.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

- Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

- Chưa niêm yết mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá được quy định tại Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính.

4.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Văn bản thoả thuận phân chia di sản số 898: tờ cam kết việc tử không có xác nhận về nội dung, chỉ có chứng thực chữ ký. Di sản là quyền sử dụng đất không phải của người chết (Do trước khi chết đã chuyển nhượng lại cho vợ). Nội dung thực hiện không đúng quy định pháp luật về hộ tịch và dân sự.

4.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng

 - Hợp đồng số 5640: việc xóa thế chấp trước khi công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, việc sửa lỗi kỹ thuật ghi đúng, nhưng nội dung ghi không đầy đủ, còn chưa rõ ràng.

 - Hợp đồng chuyển nhượng đất 6260: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đủ vợ chồng nhưng hồ sơ lưu kèm giấy chứng nhận kết hôn là lưu dư hồ sơ.

 - Lời chứng trong các hợp đồng giao dịch có nội dung “ký và điểm chỉ vào từng trang”, tuy nhiên trong hợp đồng chỉ ký từng trang nhưng không có điểm chỉ.

 - Các văn bản thoả thuận phân chia di sản: Lưu sơ yếu lý lịch của người thừa kế để chứng minh hàng thừa kế là không phù hợp.

5. Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Tố

5.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

- Đơn vị có lập sổ theo dõi việc sử dụng lao động nhưng Trưởng văn phòng không có ký tên, đóng dấu.

- Sổ công chứng hợp đồng giao dịch không thể hiện quyển số mấy nhưng trong văn bản công chứng có thể hiện, không đánh số trang, hồ sơ công chứng trong sổ thể hiện số thứ tự điếm ngược, lập sổ không đủ cột mục, không đóng giáp lai và đóng giáp lai không đúng quy định, có thống kê khóa sổ nhưng không thống kê tổng số vụ việc.

- Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ không thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số vụ việc.

- Tra cứu thông tin ngăn chặn: Lưu nhiều hồ sơ thông tin tra cứu bị trùng lắp thông tin người khác.

5.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính): Hồ sơ 4038, 3985, 4417, 3843, 449, 847, 706, 699.

5.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

 - Chưa xác định cụ thể mức thù lao công chứng đối với từng loại việc theo Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND ngày 22/7/2016, do đó chưa niêm yết công khai các mức thù lao tại Văn phòng.

- Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

 - Chưa niêm yết mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá được quy định tại Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính.

5.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

 - Hợp đồng mua bán xe số 4406: không có căn cứ xác định quyền sở hữu tài sản đối với bên bán là quyền sở hữu xe ô tô.

- Hợp đồng đặt cọc 1060: sửa lỗi kỹ thuật không đúng quy định.

- Văn bản thoả thuận phân chia di sản số 3985, 3335, 3506: không có các giấy tờ chứng minh mối quan hệ. Không có giấy chứng tử của cha, mẹ của người để lại di sản. Đơn xác nhận việc tử, tường trình mối quan hệ UBND cấp xã không xác nhận nội dung.

 - Văn bản thoả thuận phân chia di sản số 3864, 1065: không có giấy khai sinh hoặc giấy tờ thay thế để chứng minh mối quan hệ của người để lại di sản.

- Sử dụng hóa đơn thu phí công chứng không đúng theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (Văn phòng sử dụng hóa bán lẻ thông thường).

5.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng:

Tất cả hợp đồng giao dịch đều chỉ ký tên và điểm chỉ ở trang cuối nhưng lời chứng ghi đã ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng là không đúng.

6. Văn phòng công chứng Vương Văn Trợ

6.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng trong giai đoạn 01/11/2021 đến 28/02/2022 được lựa chọn ngẫu nhiên, đơn vị đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, không phát hiện hạn chế, sai sót.

6.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

 Thu phí công chứng sai quy định (thu thấp hơn theo quy định Thông tư 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính) gồm các hồ sơ như sau: 878, 1047, 1090, 4271.

6.3. Việc niêm yết, công khai các thủ tục hành chính về lĩnh vực chứng thực theo quy định

- Chưa niêm yết thủ tục hành chính theo Quyết định số 2513/QĐ-UBND ngày 05/10/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của ngành tư pháp năm 2021 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

- Chưa niêm yết mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá được quy định tại Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính.

6.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

Qua kiểm tra một số hồ sơ công chứng trong giai đoạn 01/11/2021 đến 28/02/2022 được lựa chọn ngẫu nhiên, đơn vị thực hiện công chứng đúng theo quy định pháp luật, chưa phát hiện có nội dung hạn chế, sai phạm.

6.5. Một số vấn đề lưu ý đối với Văn phòng công chứng

- Người tra cứu thông tin không ký tên vào bảng tra cứu, không ghi thời gian tra cứu.

- Lưu ý công chứng các trường hợp hợp đồng uỷ quyền về QSDĐ, trong đó nội dung uỷ quyền cần hạn chế quyền được tặng cho, chuyển nhượng, thế chấp… Vì dễ xảy ra hậu quả pháp lý gây thiệt hại cho các bên tham gia ký kết hợp đồng. Cần phải kiên trì giải thích, hướng dẫn để các bên được biết.

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 5211, 1090: Tờ trình và cam kết quan hệ nhân thân UBND xã chỉ ký tên, đóng dấu không xác nhận nội dung, trường hợp này cần đề nghị chứng thực chữ ký.

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số 4880: thông báo niêm yết việc thụ lý công chứng ghi ngày 08/11/2021 nhưng UBND phường (tại Thành phố Hồ Chí Minh) chỉ xác nhận ngày niêm yết là ngày 09/11/2021, không ghi thời gian kết thúc niêm yết, nên không xác định được thời gian niêm yết có đảm bảo đủ 15 ngày hay không. (Tuy nhiên theo hồ sơ lưu, công chứng viên vẫn ký văn bản khai nhận đúng thời gian kết thúc niêm yết).

III. Kết luận

Từ những kết quả thanh tra và hạn chế, sai sót nêu trên, Sở Tư pháp kết luận như sau:

1. Mặt làm được

- Đa số các đơn vị được thanh tra thực hiện tốt các quy định của pháp luật trong việc tổ chức, hoạt động công chứng như: thực hiện tốt các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm và các chế độ khác đối với người lao động.

- Có niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính về công chứng, phí công chứng, chứng thực, thù lao công chứng, lịch làm việc và nội quy của đơn vị đầy đủ.

-  Sổ theo dõi hợp đồng lao động, sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép rõ ràng.

- Có mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đầy đủ, có kho lưu trữ hồ sơ, hồ sơ được lưu trữ gọn gàng đưa vào bìa thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

- Các đơn vị thực hiện đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục công chứng.

2. Hạn chế, sai phạm

2.1. Việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

Sử dụng Sổ chứng thực và Sổ công chứng còn sai sót: Văn phòng công chứng Trịnh Văn Chẹt, Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Tố.

2.2. Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng

- Thu thù lao công chứng không đúng quy định theo quy định: Văn phòng công chứng Hồ Văn Muôn.

- Thu phí công chứng cao hoặc thấp hơn quy định gồm các Văn phòng công chứng: Hồ Văn Muôn, Bùi Văn Hiến, Trịnh Văn Chẹt, Kiều Thị Huyền Châu, Nguyễn Văn Tố và Vương Văn Trợ.

- Sử dụng hóa đơn thu phí công chứng không đúng quy định: Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Tố.

2.3. Việc niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

- Chưa niêm yết mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá được quy định tại Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính gồm các VPCC: Trịnh Văn Chẹt, Kiều Thị Huyền Châu, Nguyễn Văn Tố, Vương Văn Trợ

- Chưa niêm yết mức thù lao công chứng đối với từng loại việc tại Văn phòng: VPCC Nguyễn Văn Tố.

  2.4. Việc thực hiện các quy định khác của pháp luật về công chứng

 Thực hiện trình tự, thủ tục công chứng có sai sót gồm các Văn phòng công chứng: Bùi Văn Hiến, Trịnh Văn Chẹt, Kiều Thị Huyền Châu, Nguyễn Văn Tố.

IV. Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã áp dụng: Không có.

V. Kiến nghị biện pháp xử lý

1. Đối với các đơn vị được thanh tra

Đề nghị các Trưởng Văn phòng công chứng được thanh tra thực hiện những việc như sau:

- Tiếp tục phát huy và thực hiện những mặt đã làm được trong tổ chức và hoạt động công chứng trong thời gian tới.

- Kịp thời đề ra các biện pháp chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, sai phạm, không để tiếp tục xảy ra sai sót trong việc thu phí và trình tự, thủ tục công chứng.

- Khắc phục ngay những hạn chế, sai sót và tiến hành xác minh, bổ sung hồ sơ nêu tại khoản 2 của mục III phần kết luận (trường hợp không thể xác minh được, phải có báo cáo nêu lý do cụ thể).

- Việc khắc phục theo kết luận thanh tra phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở), chậm nhất trong tháng 7 năm 2022.

2. Đối với Thanh tra Sở

- Căn cứ vào Kết luận thanh tra và đối chiếu Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp; hợp tác xã để xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kết luận thanh tra này và báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở Tư pháp.

- Tham mưu Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Cục Thuế tỉnh căn cứ Kết luận thanh tra và các hành vi vi phạm nêu tại kết luận này, chỉ đạo Chi Cục Thuế khu vực tiến hành kiểm tra và xử lý theo thẩm quyền về việc sử dụng hóa đơn và việc chấp hành nghĩa vụ thuế đối với Văn phòng công chứng có sai phạm.

- Chủ trì, phối hợp Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp tham mưu Giám đốc Sở có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp có hướng dẫn về một số nội dung chưa có nhận thức và áp dụng thống nhất liên quan đến nghiệp vụ công chứng, chứng thực, hộ tịch.

3. Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ tư pháp

Trên cơ sở nội dung kết luận thanh tra này, Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ tư pháp chủ trì, phối hợp với Thanh tra Sở tham mưu Giám đốc Sở có giải pháp tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; tham mưu Giám đốc Sở ban hành văn bản chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế, sai sót trong hoạt động; thực hiện việc tự kiểm tra, rà soát lại tổ chức và hoạt động của đơn vị mình nhằm kịp thời rút kinh nghiệm, khắc phục kịp thời những hạn chế, sai sót trong công tác tham mưu cho lãnh đạo.

Trên đây là kết luận thanh tra chuyên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng của Sở Tư pháp./.

(đính kèm 06 danh mục thu phí vi phạm theo kết luận này)

Xem các mục có dấu đỏ chọn vào tập tin bên dưới