Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

​

     Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực pháp luật.

     Các loại văn băn hành chính

     Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định 29 loại văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung một loại văn bản là phiếu báo, Đồng thời, bỏ 4 loại văn bản là: Giấy đi đường, bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ. Chữ viết tắt các loại và mẫu trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

     Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

     - Màu chữ: màu chữ trình bày trong văn bản hành chính phải là màu đen.

     - Vị trí đánh số trang văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, khác với quy định trước đây là vị trí đánh số trang văn bản tại góc phải ở cuối trang giấy.

     - Về căn cứ ban hành văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn hành được trình bày kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với căn cứ cuối cùng của quyết định, thay từ "Xét đề nghị" bằng từ "Theo đề nghị".

     - Về bố cục của văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định bố cục của văn bản hành chính có thêm "tiểu mục". Từ "Tiểu mục" và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của tiểu mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

      - Về ký ban hành văn bản:

     + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ: "Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng" và trong trường hợp ký thừa ủy quyền thì "Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền".

     + Đối với văn bản giấy: Khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

     - Nơi nhận văn bản:

     + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ nơi nhận văn bản gồm: Nhận để thực hiện, nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết, nơi nhận để lưu văn bản. Tại Điểm d, Khoản 9, Mục II, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Dòng cuối cùng của nơi nhận bao gồm chữ "Lưu", sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt "VT", dấy phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận soạn thảo) và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

     + Đối với tờ trình, báo cáo (cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên) và công văn phải có phần kính gửi và đặt dưới trích yếu văn bản.

     Một điểm mới đáng lưu ý về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là đối với tờ trình, báo cáo của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên phải có phần kính gửi, phần nơi nhận là "Như trên".

KH