Kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh

​

Thực hiện Chương trình công tác Tư pháp năm 2018 và nhằm kịp thời đánh giá hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trong việc chấp hành pháp luật; qua đó để phát huy mặt tích cực, có biện pháp khắc phục hạn chế, tồn tại, giúp hoạt động công chứng được nâng cao hiệu quả trong hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng yêu cầu xã hội hóa hoạt động công chứng; đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội, ngày 19/7/2018 Sở Tư pháp Tây Ninh ban hành kế hoạch kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại một số tổ chức hành nghề Công chứng trên địa bàn tỉnh.

     Các tổ chức hành nghề công chứng được kiểm tra là: Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh; Văn phòng công chứng Bùi Văn Dư; Văn phòng Công chứng Hồ Vĩnh Tuấn; Văn phòng Công chứng Bùi Quốc Toàn; Văn phòng Công chứng Trịnh Văn Chẹt; Văn phòng Công chứng Đông Nam - Tây Ninh; Văn phòng công chứng Hồ Văn Muôn và Văn phòng Công chứng Trần Duy Linh.

Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực các quy định của Luật Công chứng, cụ thể: Kiểm tra về trình tự, thủ tục của từng loại thủ tục hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định từ Điều 40 đến Điều 51 tại mục 1 chương V của Luật Công chứng 2014, cụ thể như: Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn; công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản; thời hạn công chứng; địa điểm công chứng; chữ viết trong văn bản công chứng; lời chứng của công chứng viên; người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch; ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng; việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng; sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch;

 Kiểm tra về thủ tục công chứng một số hợp đồng, giao dịch, công chứng bản dịch, nhận lưu giữ di chúc theo quy định từ Điều 54 đến Điều 61 tại mục 2 chương chương V của Luật công chứng; về cơ sở dữ liệu công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định từ Điều 62 đến Điều 65 tại chương VI; về phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định từ Điều 66 đến Điều 68 chương 7 của Luật Công chứng năm 2014.

Ngoài ra, Đoàn Kiểm tra còn tiến hành kiểm tra một số vấn đề khác có liên quan đến hoạt động công chứng như:  Việc thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng; thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư pháp ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và việc thực hiện quy trình thủ tục công chứng trong việc công chứng.

Qua kiểm tra cho thấy, các tổ chức hành nghề công chứng cơ bản đã thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành, hầu hết các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục công chứng và xem xét đầy đủ căn cứ pháp lý trước khi ký, đáp ứng  được nhu cầu công chứng của người dân trên địa bàn.

Về tổ chức của các tổ chức hành nghề công chứng: Số lượng công chứng viên, viên chức, nhân viên nghiệp vụ và các lao động của các tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo theo Đề án thành lập, đáp ứng duy trì và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; mỗi tổ chức hành nghề công chứng đều đảm bảo có 02 công chứng viên. Các tổ chức hành nghề ông chứng niêm yết đầy đủ các quy trình, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và lịch làm việc của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ làm việc theo giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, lưu trữ hồ sơ công chứng ... Các tổ chức hành nghề công chứng được kiểm tra đều hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, đảm bảo theo quy định, thực hiện tốt nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng 2014.

Về hoạt động: Từ ngày 02/01/2018 đến hết 30/6/2018, các tổ chức hành nghề công chứng đã tiến hành công chứng 24.839 hợp đồng, giao dịch. Tổng số tiền thu phí công chứng: 6.301.914.219 đồng, thù lao công chứng: 1.174.011.506 đồng, nộp vào ngân sách nhà nước: 1.342.034.556 đồng.

          Ngoài ra, các tổ chức hành nghề công chứng đã lập sổ theo dõi hợp đồng, giao dịch; hồ sơ công chứng các hợp đồng, giao dịch, đã được phân loại theo từng loại hợp đồng, giao dịch; thành phần hồ sơ đảm bảo đầy đủ. Việc thu phí công chứng được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính và Quyết định số 25/2016/QĐ-UBND 22/7/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

          Bên cạnh những mặt đã đạt được, thông qua kiểm tra cũng đã phát hiện một số tồn tại, hạn chế trong hoạt động công chứng: hồ sơ lưu dư thành phần hồ sơ theo quy định, cụ thể dư hộ khẩu, giấy Chứng nhận kết hôn, giấy CMND; còn thiếu sổ sách kế toán theo quy định của Luật kế toán; thiếu sổ tiền mặt, sổ tài khoản tiền gửi, doanh thu, sổ theo dõi tài sản; không xuất hóa đơn trong ngày đối với những hồ sơ có mức thu phí bản sao dưới 200.000 đồng theo quy định Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính; lời chứng của công chứng viên chưa phù hợp với nội dung hợp đồng, giao dịch; chưa thực hiện tốt việc đối chiếu chữ ký mẫu của các tổ chức tín dụng, ngân hàng; trong các hợp đồng, giao dịch (trừ hợp đồng thế chấp) còn thiếu thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng theo quy định của Bộ luật dân sự. Đối với hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản đa số không có giấy chứng tử của cha, mẹ của người để lại di sản;         

Kết thúc đợt kiểm tra, đại diện Lãnh đạo Sở Tư pháp đã đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng tiếp tục phát huy những mặt đã làm được, khắc phục những tồn tại mà Đoàn kiểm tra đã chỉ ra, nghiêm túc thực hiện những quy định của pháp luật về hoạt động công chứng. Đồng thời, lãnh đạo Sở Tư pháp cũng yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên phải nâng cao trách nhiệm hành nghề để đảm bảo cao hơn tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Ngoài ra, Lãnh đạo Sở Tư pháp cũng giao Thanh tra Sở căn cứ vào kết luận kiểm tra đối chiếu với những sai sót của các tổ chức hành nghề công chứng với quy định tại Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 9 năm 2013 của chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã để xem xét hành vi vi phạm và tiến hành xử lý theo quy định./.

 PHÒNG BỔ TRỢ TƯ PHÁP