Quán triệt một số nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung

Để bảo đảm an toàn đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thực hiện đúng quy trình hủy hồ sơ điện tử trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 1813/STP-HCTP&BTTP ngày 22/7/2024 đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn triển khai một số nội dung như sau:
1. Đối với việc quản lý tài khoản người dùng
Hiện nay, vẫn còn tình trạng công chức tư pháp - hộ tịch, công chức của Phòng Tư pháp đã chuyển công tác/thôi việc nhưng tài khoản được cấp để sử dụng trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung vẫn ở trạng thái hoạt động, chưa được khoá, việc này gây ảnh hưởng không nhỏ đối với việc bảo đảm an toàn, tính bảo mật thông tin trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung. 
Do đó, trường hợp công chức tư pháp - hộ tịch, công chức của Phòng Tư pháp đã chuyển công tác/thôi việc, đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn lập ngay đề nghị khóa/xóa tài khoản gửi Sở Tư pháp để thực hiện khoá/xoá đối với những tài khoản không bảo đảm điều kiện hoạt động.

2. Đối với việc hủy hồ sơ điện tử
Thời gian gần đây, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhận được rất nhiều yêu cầu hủy hồ sơ điện tử (hồ sơ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…), đồng thời, khi lập đề nghị hủy hồ sơ khai sinh điện tử nhiều cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương chưa thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc theo Quy chế phối hợp số 656/QCPH-HTQTCT-CNTT-C06 và Công văn số 960/HTQTCT-HT ngày 19/7/2023 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, việc này làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, cũng như ảnh hưởng lớn đến lợi ích hợp pháp của người dân.
 Do đó, Sở Tư pháp đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện một số nội dung sau đây:
Thứ nhất, thực hiện nghiêm, chặt chẽ, cẩn thận, đúng quy trình đăng ký hộ tịch, rà soát kỹ thông tin trước khi gửi xin cấp số định danh cá nhân để tránh sai sót dẫn đến phải hủy số định danh cá nhân. Chỉ lập đề nghị huỷ số định danh cá nhân/huỷ hồ sơ đăng ký khai sinh trên hệ thống đối với những trường hợp sau: 
- ĐKKS sai thẩm quyền hoặc ĐKKS trái quy định pháp luật, đã được UBND cấp trên ra quyết định thu hồi, huỷ bỏ Giấy khai sinh, nội dung đăng ký khai sinh tương ứng. 
Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (theo mẫu) và Quyết định thu hồi, huỷ bỏ Giấy khai sinh.
- Cơ quan đăng ký hộ tịch nhập sai dữ liệu về năm sinh, giới tính.
Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân gửi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (theo mẫu) và Giấy chứng sinh/hồ sơ tài liệu thể hiện việc nhập sai thông tin.
Lưu ý: Về nguyên tắc, những trường hợp nhập sai năm sinh, giới tính không phải đăng ký trái quy định pháp luật, nội dung đăng ký khai sinh đã đăng ký không thuộc diện phải thu hồi, huỷ bỏ, chỉ thực hiện thủ tục cải chính số định danh cá nhân trong nội dung đăng ký khai sinh sau khi được cấp số định danh cá nhân mới. 
- Đã được xác định lại giới tính hoặc được cải chính năm sinh.
Thành phần hồ sơ: Bản chụp Công văn đề nghị huỷ số định danh cá nhân theo mẫu và Quyết định xác định lại giới tính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền/ Trích lục cải chính năm sinh.
Thứ hai, trường hợp 01 công dân được cấp 02 số định danh cá nhân và trường hợp 01 số định danh cá nhân được cấp cho 02 công dân theo nguyên nhân được nêu tại Khoản 2 Điều 10 Quy chế phối hợp số 656/QCPH-HTQTCT-CNTT-C06: đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch gửi danh sách về Sở Tư pháp để tổng hợp và gửi thông tin về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để phối hợp với Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội rà soát. Không lập đề nghị hủy khi chưa có văn bản thông báo của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
Thứ ba, hồ sơ đăng ký hộ tịch khác (đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử, cấp giấy xác nhận kết hôn, đăng ký giám hộ, đăng ký nhận cha, mẹ, con) nếu có sai sót thông tin thì chỉ thực hiện việc điều chỉnh thông tin theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp. Không lập đề nghị xóa (hủy) dữ liệu nếu không thuộc trờng hợp quy định tại Điều 13 của Thông tư. 
Thứ tư, những hồ sơ nhập sai thông tin trong quá trình số hóa sổ hộ tịch, đề nghị các Phòng Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã tổng hợp, báo cáo Phòng tư pháp; Phòng tư pháp tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp; Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực xin ý kiến xử lý riêng, không lập đề nghị hủy đối với từng trường hợp trên Hệ thống.