Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng

​

Trong thực tiễn, ở bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ khi thực hiện nhiệm vụ của mình thì ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm trong tài liệu để thu nhập nhiều thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết, thống kê và đúc rút kinh nghiệm công tác, đề ra chủ trương, chính sách, kế hoạch …

          Công chứng là một hoạt động rất quan trọng trong đời sống xã hội. Các hồ sơ công chứng ở một góc độ nào đó bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các nhân, tổ chức (các bên giao kết, các bên liên quan) và của Nhà nước nói chung. Chúng ta có thể khẳng định một điều chắc chắn rằng các hồ sơ công chứng là một chứng cứ quan trọng, có thể nói là duy nhất và cần thiết nhất để bảo vệ người thực hiện công chứng (công chứng viên; tổ chức hành nghề công chứng) khi các hợp đồng, giao dịch được chứng nhận phát sinh tranh chấp, trước các bên tranh chấp, trước các cơ quan - tổ chức nói chung và các cơ quan tố tụng nói riêng khi trách nhệm của người thực hiện công chứng (công chứng viên) được xem xét đến.

          Do vậy, công tác lưu trữ các hồ sơ công chứng là việc không thể thiếu trong hoạt động công chứng, nó tồn tại và đi đôi với hoạt động công chứng và còn kéo dài sau đó hàng chục năm.

          Trong thực tiễn hiện nay, ở một số tổ chức hành nghề công chứng xuất phát từ nhiều lý do khác nhau, người có trách nhiệm chưa thật sự chú trọng đến công tác lưu trữ của cơ quan mình. Do vậy, công tác lưu trữ phải được đề cao và chú trọng hơn khi thực hiện việc công chứng. Việc xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏng do bảo quản không tốt, thiếu hụt các hồ sơ, văn bản lưu trữ có thể gây ra những hậu quả pháp lý khó lường cho công chứng viên chứng nhận văn bản công chứng cũng như cho tổ chức hành nghề công chứng.

          Ở mỗi tổ chức hành nghề công chứng có cách thức thực hiện lưu trữ riêng, nhưng đặc điểm chung luôn bao gồm các trình tự và phương pháp như: thu thập đủ thành phần trong hồ sơ, kiểm tra lại tính chính xác của văn bản ở khâu soạn thảo để kịp thời chỉnh sửa, viết bìa hồ sơ, lập danh mục hồ sơ và sắp xếp hồ sơ lên giá, kệ vào kho lưu trữ.

          Hồ sơ lưu trữ tại các tổ chức hành nghề công chứng có giá trị thực tiễn rất lớn, đó là giá trị chứng cứ. Các văn bản công chứng đã được chứng nhận được lưu trữ lâu dài tại tổ chức hành nghề công chứng.

          Cụ thể, tại khoản 2, Điều 64 về chế dộ lưu trữ hồ sơ công chứng của Luật công chứng năm 2014: "Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trự ở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp".

          Đối với hồ sơ chứng thực chữ ký và bản dịch là 02 năm theo khoản 2, Điều 14 về chế độ lưu trữ của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 thì: "Đối với việc chứng thực chữ ký và chưng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chững thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không cần lưu".

          Có thể thấy rằng, thời hạn lưu trữ hồ sơ trong hoạt động công chứng là khá dài nên việc chú trọng trong bảo quản là đặc biệt quan trọng. Các kệ hồ sơ nên được đặt để chắc chắn để đảm bảo sử dụng lâu dài tránh bị ngã đỗ. Các kệ hồ sơ phải đặt cách tường ít nhất 5cm để phòng tránh mối, mọt, ẩm ướt.

          Cần chú trọng về nhiệt độ, độ ẩm và thông thoáng trong kho lưu trữ và các thiết bị chống cháy chuyên dụng, …

          Người thực hiện lưu trữ hồ sơ cần đề cao tính bảo mật, nhiều tài liệu lưu trữ có nhiều nội dung thuộc bí mật Nhà nước, qua việc khai thác dễ bị lộ nội dung của tài liệu. Do vậy, trong khâu khai thác tài liệu, hồ sơ lưu trữ phải tuân thủ theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước. Đồng thời, nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, tiêu hủy trái phép hồ sơ lưu trữ.

          Việc tiếp xúc, bảo quản, cung cấp và xử lý tài liệu hồ sơ lưu trữ phải thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011, cụ thể được quy định tại Điều 8 về các hành vi nghiêm cấm như sau:

          - Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

          - Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

          - Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

          - Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

          - Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

          Cùng với đó, cũng tại điểm a, b khoản 1 Điều 7 và điểm đ, khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng quy định các hành vi bị cấm, trong đó có quy định nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng: "Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức".

          Như vậy, khi khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải hiểu ý nghĩa chính trị đặc biệt của nó, đó là phục vụ lợi ích của Nhà nước và của nhân dân. Người có quyền khai thác hoặc cấp quyền khai thác thông tin của hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải quán triệt hai tính chất quan trọng là tính chính trị và tính bảo mật.

          Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định chi tiết tại Điều 64 của Luật Công chứng năm 2014, trong đó việc khai thác và sử sử tài liệu, hồ sơ công chứng được đề cập ở khoản 3 như sau: "Trường hợp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, tố tụng, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng".

          Và thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ là người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Do đó, việc cho phép khai thác tài liệu, hồ sơ ở các tổ chức hành nghề công chứng là Trưởng Phòng Công chứng hay Trưởng Văn phòng công chứng.

          Bảo quản hồ sơ công chứng được lưu trữ ngoài ý nghĩa quản lý còn có ý nghĩa bảo quản tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu.

          Bảo quản hồ sơ công chứng lưu trữ là một công tác khoa học. Tài liệu, hồ sơ muốn giữ gìn lâu dài và khai thác, sử dụng có hiệu quả cần phải có chế độ lưu trữ chặt chẽ, áp dụng các phương pháp khoa học kỹ thuật ở từng khâu, từng bước thực hiện.

          Để đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ được tốt, khoa học, hiện đại và hiệu quả ngoài nhân viên, người thực hiện lưu trữ người đứng đầu các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện  pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Trích khoản 1, Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011)

          Để cán bộ, nhân viên hay người thực hiện lưu trữ thực hiện ngày càng tốt hơn trong công tác lưu trữ thì việc đào tạo, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ là điều cần thiết.

          Ý nghĩa của công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ hồ sơ công chứng nói riêng giữ vai trò đặc biệt quan trọng ở một tổ chức hành nghề công chứng. Đây là công tác có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Qua hồ sơ lưu trữ và việc khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ phục vụ cho chính công tác công chứng hàng ngày, đảm bảo an toàn pháp lý và đồng thời là cơ sở vững chắc cho công tác quản lý của lãnh đạo tổ chức hành nghề công chứng và của Sở Tư pháp, của Ủy ban nhân dân, Bộ Tư pháp trong lĩnh vực quản lý về công chứng, điều này giúp cho hoạt động công chứng ngày càng khoa học hơn, hiện đại hơn, đáp ứng được sự đòi hỏi của thời ký mới./.

                                                          Văn Phúc – Phòng Công chứng số 1