Công bố kết luận thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng

Thực hiện Quyết định số 2693/QĐ-UBND ngày 19/12/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh về việc ban hành Kế hoạch thanh tra của tỉnh Tây Ninh năm 2024. Sở Tư pháp triển khai thực hiện Kế hoạch thanh của tỉnh Tây Ninh năm 2024. Qua đó, Thanh tra Sở Tư pháp ban hành Quyết định số 02/QĐ-TTr ngày 29/02/2024 của Chánh Thanh tra Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng. 

Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra trực tiếp tại 06 Văn phòng công chứng (VPCC) gồm: VPCC Trần Duy Linh, VPCC Nguyễn Gia Thôn, VPCC Nguyễn Thị Đào, VPCC Hồ Vĩnh Tuấn, VPCC Lương Tâm Thanh và VPCC Cao Bảo Châu từ ngày 14/3/2024 - 16/4/2024.

Qua quá trình thanh tra, ngày 13/6/2024, Thanh tra Sở chủ trì và tiến hành công khai kết luận thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng. Ông Nguyễn Hùng Mạnh, Trưởng Đoàn Thanh tra thông qua toàn văn của Kết luận thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng.

Buổi công bố Kết luận thanh tra

Kết luận thanh tra ghi nhận những mặt làm được và hạn chế, thiếu sót đã phát hiện trong quá trình thanh tra của các đơn vị được thanh tra, cụ thể:

1. Mặt làm được

- Đa số các đơn vị được thanh tra thực hiện tốt các quy định của pháp luật trong việc tổ chức, hoạt động công chứng như: thực hiện tốt các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm và các chế độ khác đối với người lao động.

- Có niêm yết đầy đủ thủ tục hành chính về công chứng, phí công chứng, chứng thực, thù lao công chứng, lịch làm việc và nội quy của đơn vị đầy đủ.

- Sổ theo dõi hợp đồng lao động, sổ theo dõi công chứng hợp đồng, giao dịch ghi chép rõ ràng.

- Có mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đầy đủ, có kho lưu trữ hồ sơ, hồ sơ được lưu trữ gọn gàng đưa vào bìa thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

- Các đơn vị thực hiện đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục công chứng.

2. Hạn chế, sai phạm

- Lập, quản lý, sử dụng Sổ không đúng quy định.

- Không đánh số thứ tự từng trang đối với văn bản công chứng.

- Công chứng viên công chứng hợp đồng mua bán xe có liên quan đến tài sản của bản thân mình là không đúng điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014.

- Mẫu lời chứng không đúng với Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

- Phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định.

- Chứng thực chữ ký trong văn bản có nội dung là giao dịch.

- Lời chứng chưa đúng mẫu quy định theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.

- Thu phí công chứng không đúng quy định (thu thấp hoặc cao hơn theo quy định của Thông tư số 257/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính).

Ngoài ra, trên cơ sở nội dung kết luận thanh tra, kiến nghị Phòng Hành chính Tư pháp và Bổ trợ tư pháp tham mưu Giám đốc Sở phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt thống nhất việc áp dụng giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết hoặc người thừa kế đã chết (nếu có) đối với công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản cho đảm bảo theo quy định của pháp luật.

Phát biểu tại buổi công bố kết luận thanh tra, bà Đặng Thị Bảo Trân - Chánh Thanh tra Sở đề nghị Trưởng các đơn vị được thanh tra tổ chức thực hiện nghiêm túc những kiến nghị được nêu trong Kết luận thanh tra; góp phần chấn chỉnh những hạn chế, sai phạm, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công chứng cho người dân và doanh nghiệp trong thời gian tới, được đảm bảo theo quy định của pháp luật./.

Thanh tra Sở