Bài viết kỷ niệm 20 năm thành lập Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh

A. Đặc điểm tình hình

Công chứng, chứng thực là một hoạt động quan trọng không thể thiếu của Nhà nước pháp quyền. Thông qua các quy định của pháp luật, hoạt động công chứng đã đi vào đời sống xã hội, trở thành hành vi xử sự theo pháp luật một cách tự nhiên giúp người dân, tổ chức lựa chọn công chứng, chứng thực là phương tiện đảm bảo về sự an toàn pháp lý đối với các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, xem đây nhu cầu thiết yếu quan trọng trong các giao dịch. Từ đó góp phần ổn định kinh tế - xã hội của đất nước.

Năm 2004 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh chỉ có 02 Phòng Công chứng nhà nước  hoạt động ở địa bàn thị xã Tây Ninh và huyện Gò Dầu. Riêng địa bàn 02 huyện phía Bắc tỉnh Tây Ninh là huyện Tân Châu và huyện Tân Biên chưa có Tổ chức hành nghề công chứng hoạt động để phục vụ nhu cầu công chứng, chứng thực của người dân và doanh nghiệp. Từ cơ sở đó, ngày 18/3/2004 Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh đã ban hành Quyết định số 29/QĐ-CT thành lập Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh và đi vào hoạt động từ ngày theo ngày 01/6/2004. Trụ sở được UBND huyện Tân Châu cho đặt tạm thời tại Bộ phận 01 cửa của huyện để làm nơi giao dịch.      

Hiện nay Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, tự đảm bảo chi thường xuyên, có con dấu, trụ sở và tài khoản riêng, chịu sự quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh và của Sở Tư pháp tỉnh Tây Ninh. Trụ sở đặt tại đường Nguyễn Hữu Dụ, khu phố 3, thị trấn Tân Châu, huyện Tân Châu, tỉnh Tây Ninh, được giao tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động. Nhân sự hiện có 09 người, trong đó có 03 Công chứng viên (01 Công chứng viên là Phó Trưởng phòng), 02 chuyên viên, 01 kế toán, 02 nhân viên hợp đồng nghiệp vụ và 01 hợp đồng bảo vệ.

Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh có chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng theo quy định của Luật Công chứng; Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

Với phương châm phục vụ “Vì lợi ích của khách hàng”, trung bình một ngày Phòng thực hiện công chứng, chứng thực khoảng 35 hợp đồng, giao dịch dân sự; chủ yếu là công chứng hợp đồng thế chấp, mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; công chứng di chúc, công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền,… Quá trình công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch được giải quyết nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng được yêu cầu công chứng, chứng thực của người dân, tổ chức, doanh nghiệp, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch cũng như hạn chế những tranh chấp, rủi ro phát sinh giữa các bên.

Trong thời gian tới, để hoạt động công chứng thực sự trở thành công cụ bảo vệ tốt hơn cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp và góp phần tích cực vào phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động để giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong thị trường dịch vụ sự nghiệp công; cung ứng dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu có chất lượng ngày càng cao. Nâng cao chất lượng công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ và nhân viên về trình độ pháp luật, về kỹ năng nghiệp vụ công chứng, chứng thực, từ đó góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch.

Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh cũng chú trọng về tác phong, thái độ trong khi giao tiếp phục vụ người dân, tổ chức, doanh nghiệp nhằm tạo nên sự thoải mái, gần gũi với khách hàng, tạo sự tin tưởng, chuyên nghiệp và mang đến sự hài lòng cao nhất.

B. Các giai đoạn phát triển

- Từ ngày 01/6/2004, khi bắt đầu đi vào hoạt động, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh được ngân sách nhà nước chi trả 100% cho tất cả chi phí hoạt động, biên chế đơn vị đều là công chức nhà nước.

- Đến năm 2008, UBND tỉnh Tây Ninh ban hành Quyết định số 161/QĐ-UBND quyết định chuyển đổi các Phòng Công chứng sang đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

- Đến năm 2010, UBND tỉnh Tây Ninh ban hành Quyết định số 2088/QĐ-UBND quyết định cho Phòng Công chứng số 3 chuyển đổi quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính sang loại hình đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động kể từ ngày 01/01/2010 theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, sau này là thực hiện theo Nghị định 141/2016/NĐ-CP và hiện nay là Nghị định 60/2021/NĐ-CP.

- Năm 2013, được sự quan tâm của lãnh đạo UBND tỉnh, của chính quyền địa phương và của BGĐ Sở Tư pháp, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh đã được giao đất, cấp kinh phí xây dựng trụ sở, trang bị cơ sở vật chất, sắp xếp tổ chức bộ máy hợp lý, tạo điều kiện cho Phòng từng bước đi vào hoạt động ổn định, giải quyết kịp thời, phục vụ tốt nhu cầu công chứng của người dân. Trong quá hoạt động, từ ngày thành lập đến nay, Phòng không để xảy ra sai phạm trong chuyên môn nghiệp vụ. Các viên chức, người lao động của Phòng đều chấp hành đúng nội quy, quy chế cơ quan và quy định của Sở Tư pháp, của pháp luật trong thực thi công vụ.

C. Tình hình tổ chức, nhân sự

- Ban đầu thành lập Phòng Công chứng số 3 được UBND tỉnh Tây Ninh giao 03 biên chế gồm: Trưởng phòng là công chứng viên, 01 công chứng viên và 01 chuyên viên kiêm kế toán. (Gồm có các đồng chí: ông Phùng Văn Thuận, Trưởng phòng- công chứng viên; ông Nguyễn Minh Vũ- Công chứng viên; bà Lê Ngọc Nga- chuyên viên kiêm kế toán).

- Các đồng chí nguyên là lãnh đạo và lãnh đạo Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh qua 20 năm hoạt động:                   

+ Từ  01/6/2004 đến năm 29/02/2008:  Trưởng phòng - ông Phùng Văn Thuận, bị bệnh mất năm 2019.

+ Từ năm 29/01/2008 đến năm 31/01/2011: Phó Trưởng phòng ( phụ trách)- ông Nguyễn Minh Vũ.

+ Từ năm 01/02/2011 đến tháng 10/12/2016: Phó Trưởng phòng và làm Trưởng phòng - bà Nguyễn Thị Đào, đã nghỉ hưu.

+Từ tháng 12/2016 đến tháng 02/2019: Phó Trưởng phòng ( phụ trách) - bà Lê Ngọc Nga, đã nghỉ hưu;

+ Từ tháng 01/3/2019 đến 14/6/2023:Trưởng phòng - ông Nguyễn Minh Vũ, hiện nay là Phó Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Tây Ninh.

+ Từ 14/6/2023 cho đến nay: Phó Trưởng phòng (phụ trách) - ông Nguyễn Chí Thiện, đang quản lý điều hành đơn vị.

- Hiện nay do nhu cầu công chứng của xã hội ngày càng tăng, nhu cầu đặt ra là phải kiện toàn đội ngũ nhân sự có năng lực để giải quyết kịp thời nhanh chóng các yêu cầu công chứng của người dân và doanh nghiệp, cũng như để đủ sức để cạnh tranh lành mạnh với các Tổ chức hành nghề công chứng khác. Phòng Công chứng số 3 đã xây dựng lại đề án vị trí việc làm cho phù hợp với tình hình mới. Năm 2023 đơn vị được UBND tỉnh giao định biên là 10 người. Số lượng người làm việc tại đơn vị hiện có 09 người, trong đó có 03 Công chứng viên (01 Công chứng viên là Phó Trưởng phòng), 02 chuyên viên, 01 kế toán, 02 nhân viên hợp đồng nghiệp vụ và 01 hợp đồng bảo vệ. Đội ngũ công chứng viên, chuyên viên và nhân viên nghiệp vụ của đơn vị đều có trình độ chuyên môn theo vị trí việc làm, có kinh nghiệm công tác, phục vụ tốt nhu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch của người dân và doanh nghiệp.  

Tập thể viên chức, NLĐ Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh

D. Kết quả hoạt động và những thành tựu nổi bật

- Kết quả hoạt động công chứng 5 năm gần đây (Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2023), Phòng Công chứng số 3 đã thực hiện được số lượng lớn việc công chứng, chứng thực, cụ thể:

+ Thực hiện việc công chứng: 41.154 vụ việc. Tổng số phí công chứng thu được là 14.585.059.000 đồng; tổng số thù lao công chứng thu được là 5.180.100.000 đồng.

+ Thực hiện chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính được 24.748 việc. Tổng số phí chứng thực thu được là 212.173.000 đồng.

+Tổng số tiền nộp vào ngân sách Nhà nước là 3.711.600.500 đồng.

+ Trong năm 2023 tập thể phòng thực hiện thu phí vượt chỉ tiêu được giao. Năm 2024 Phòng được giao là 3.194.000.000đ (Ba tỷ một trăm chín mươi bốn triệu đồng). Trong năm 2024 Phòng sẽ cố gắng phát huy tính sáng tạo, phục vụ thật tốt để khách hàng tin tưởng khi tham gia giao dịch tại Phòng Công chứng số 3, qua đó góp phần để thu phí đạt chỉ tiêu được giao.

- Kết quả trên cho thấy hoạt động công chứng của Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh đã có sự phát triển vượt bậc về số lượng vụ việc yêu cầu công chứng hàng năm, mặc dù số lượng các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thành lập mới ngày càng nhiều, bên cạnh đó UBND cấp xã vẫn còn chứng thực hợp đồng, giao dịch nhưng số liệu thống kê việc yêu cầu công chứng của đơn vị năm sau đều cao hơn năm trước. Điều đó chứng minh cho sự cố gắng nổ lực không ngừng nghỉ của tập thể Phòng công chứng số 3 trong những năm qua, trong đó có việc chú trọng đến việc phát triển thương hiệu của đơn vị, có kế hoạch phát triển dài hạn, có phương pháp làm việc khoa học, mang tính chuyên nghiệp, qua đó hoạt động của đơn vị luôn đạt hiệu quả cao, luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng, góp phần đảm bảo nguồn thu cho ngân sách của tỉnh nhà và góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp.

Trong những năm qua, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh có nhiều đóng góp, hỗ trợ công tác an sinh xã hội như: đóng góp cho Hội Công chứng tỉnh Tây Ninh để xây nhà tình nghĩa cho những người có hoàn cảnh khó khăn; hỗ trợ  chi phí trong việc phòng chống dịch Covid 19, hỗ trợ cho chi đoàn Sở Tư pháp trong hoạt động đoàn thể, đóng góp các quỹ phòng chống thiên tai, quỹ hỗ trợ nạn nhân chất độc màu da cam...

Trong quá trình hoạt động, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ trở lên, nhận được nhiều thành tích khen thưởng của UBND tỉnh và của Giám đốc Sở Tư pháp: Năm 2013, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh đạt danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc, được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Bằng khen (Theo Quyết định số 381/QĐ-UBND ngày 21/02/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh); Năm 2022, Phòng Công chứng số 3 tỉnh Tây Ninh đạt danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc, được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Cờ thi đua là “Đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua năm 2022 và Bằng khen (Theo Quyết định số 45/QĐ-UBND ngày 06/01/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh)./.

PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 3 TỈNH TÂY NINH